事例紹介

株式会社ラクス様

(業種:システム開発)

使用ツール:Word

人事総務マニュアルの作成依頼。
人事総務部が日次、月次、その他のタイミングで行うルーティン業務(契約管理、勤怠管理、請求管理)のマニュアルと、派遣エンジニアのための勤怠マニュアルを作成しました。

ご要望・課題

  • 複数の業務を平行して行うため、実施する業務とそのタイミングを整理し、ミスや漏れを防ぎたい。
  • 複数のシステムを併用して処理するため、どの業務でどのシステムを使用するか明確にし、業務実施者がスムーズに処理を進めることができるようにしたい。

対策・実施内容

  • すべての業務を洗い出し、時系列に整理してフロー図を作成しました。業務の流れと実施タイミングを可視化することで、業務実施者が自分はいつ何をするべきか、次は何をするべきかを一目で把握できるようにしました。
  • 使用するシステムを記号化してフロー図に配置することで、使用システムも一目で把握できるようにしました。
  • 各業務の詳細は、フロー図の後に説明文として記載しました。見出しとフロー図の作業項目を一致させ、フロー図を見ながら説明文を読み進めることができるようにしました。説明文では、冒頭に実施タイミングと使用システムを明記し、文章中に埋もれることなく、読み手が正確に把握できるようにしました。

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