事務関連マニュアル類の見直し業務

概要

お客さま業種:保険(損害保険ジャパン日本興亜株式会社)

「調べやすさ」「見やすさ」「わかりやすさ」の観点からマニュアルの改善を実施。また、作成ルールを制定後、担当者への教育・研修も実施。

ご要望

  • どこに何のマニュアルがあるのかわかりづらい。探すのに時間がかかってしまう。
  • 保険種目ごとに構成などが違っていてわかりづらい。
  • 解釈に悩むような難しい言葉で書かれている。マニュアルそのものがわかりにくい。

対応策

  • マニュアルを全社統一基準で作成するためのお客さま内のプロジェクトチームの打合せにアドバイザーとして出席し、マニュアルの構成案に対してチェックおよびアドバイスを実施した。
  • マニュアルの書き方統一に向けての基準書たたき台を作成し、プロジェクトチームと協議、ブラッシュアップを重ね完成させた。
  • マニュアルの全量改訂はボリューム過多となることと、今後はお客さま内での継続的な改訂を可能とするために、実務についている担当者自身がマニュアルを見直し、書き直すことができるよう、「マニュアル改訂の意義と実際の改訂ルール説明」の研修を3回実施した(1回あたり受講者50人程度)。
  • 実務担当者が改訂したマニュアルの内容や書き方チェックをするリーダークラスの方々への「マニュアルチェックの具体的方法」の教育を複数回実施(1回あたり受講者7~10人程度)。

お客さまの声

事務関連マニュアル類の見直しに向け、

  • 文書フォームやルールがバラバラであるといった現状の問題点の分析
  • 内容の簡素化や作成ルール等の整備といった方針の明確化

など、構想段階から参加いただきました。

また、実施フェーズでは、社内関連部署向け説明会でのプレゼンや、各種照会対応、事務ガイドラインの作成に向けた協力をいただきました。

結果、「見やすい」「わかりやすい」「調べやすい」マニュアルの提供に取り組むことができました。