事務関連マニュアル類の見直しと改訂ルール策定・研修

概要

お客さま:損害保険ジャパン日本興亜株式会社様(業種:損害保険)

既存の事務関連マニュアルを「調べやすさ」「見やすさ」「わかりやすさ」の観点からリライトしました。
また、お客さまのプロジェクトチームとマニュアルの改訂ルールを策定し、実務担当者に説明会と研修を実施しました。

使用ツール:Notes

課題・ご要望

  • どこに何のマニュアルがあるのかわかりづらい。探すのに時間がかかってしまう。
  • 保険種目ごとに構成などが違っていてわかりづらい。
  • 解釈に悩むような難しい言葉で書かれている。マニュアルそのものがわかりにくい。

対応策

  • マニュアルを全社統一基準で作成するためのお客さま内のプロジェクトチームの打合せにアドバイザーとして出席し、マニュアルの構成案に対してチェックおよびアドバイスを実施しました。
  • マニュアルの書き方統一に向け改訂ルール案を作成し、プロジェクトチームとの協議・ブラッシュアップを重ね完成させました。
  • お客さま内で実務担当者が継続的にマニュアルを改訂できるよう、「マニュアル改訂の意義と実際の改訂ルール説明」の研修を3回実施しました(1回あたり受講者50人程度)。
  • 実務担当者が改訂したマニュアルの内容や書き方をチェックするリーダークラスの担当者向けに「マニュアルチェックの具体的方法」の講習会を複数回実施しました(1回あたり受講者7~10人程度)。

お客さまの声

「事務関連マニュアル類の見直しに向け、

  • 文書フォームやルールがバラバラであるといった現状の問題点の分析
  • 内容の簡素化や作成ルール等の整備といった方針の明確化

など、構想段階から参加いただきました。
また、実施フェーズでは、社内関連部署向け説明会でのプレゼンや、各種照会対応、事務ガイドラインの作成に向けた協力をいただきました。
結果、「見やすい」「わかりやすい」「調べやすい」マニュアルの提供に取り組むことができました。」

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