マニュアルで仕事は効率化するのか？

あなたの職場にマニュアルはありますか？
そのマニュアルは機能していますか？
優れたマニュアルは、業務を効率化し、計り知れないメリットをもたらしてくれるものです。
就職活動の進め方や面接の仕方をマニュアルで学ぶ若い世代は、入社してマニュアルがないことに困惑し、不安を感じることもあるようです。
ここでは、マニュアルでなぜ仕事が効率化するのかと、マニュアルを作成するメリット・デメリットや作成のポイントを説明します。

マニュアルでなぜ仕事が効率化するのか？

マニュアルがあると、仕事の効率が上がります。

マニュアルがなくても現場で仕事を覚えることはできます。
ただし、マニュアルがある場合に比べて、仕事を覚えるまで時間がかかり、品質も安定しません。
特に新人の場合、一度聞いただけで仕事を覚えるのは困難です。新人が仕事を覚えるまで、教育係を配置する必要があるかもしれません。
マニュアルがない職場では、わからないことがあれば誰かに質問し、返答を待つタイムラグが生じます。答えも人によって違うかもしれません。それも「仕事の一部だ」として、業務がストップすることや、人によってやり方が違うことが当たり前になっているかもしれません。
しかし、マニュアルがあれば、人に聞かなくても仕事がわかるので、スムーズに仕事に取り掛かることができ、業務がストップすることも減ります。教育係の負担も減ります。人によってやり方が違うこともなくなるので、品質も安定します。
また、マニュアルがあると、仕事のムダや抜けモレに気づくきっかけにもなります。仕事のやり方を見直し、マニュアルを更新することによって、さらに仕事の効率もアップするプラスの連鎖が生まれます。
そのため、一見遠回りなようですが、マニュアルを作ると、結果的に仕事の効率が上がるのです。

マニュアルを作成するメリット

マニュアル作成には4つのメリットがあります。

業務品質が安定する

質の高い商品やサービスの提供は、すべての会社の目指すところです。そのため、上司が部下を叱咤激励することもあるかもしれません。
しかし、残念ながら叱咤激励では仕事の質は向上しません。
社員は、やる気や根性がなくてミスをするのではありません。マニュアルがなく、疑問点や曖昧な部分があるために、ミスや業務の品質低下が生まれるのです。
業務品質の向上・安定には、叱咤激励よりマニュアルが効果的です。

属人化を解消できる

「属人化」とは、担当者しか業務の詳細を知らず、他の社員に作業方法が共有されていない状態を表した言葉です。
属人化は、担当者不在の時に対応できないという大きなリスクを生みます。体調不良をおして仕事をすることは許容されない時代の影響もあり、属人化は早急に解消しておきたいリスクの一つです。
マニュアルは、リスクの元になる属人化を解消してくれます。誰が読んでもわかるマニュアルがあれば、担当者がいなくても怖くありません。あなたの会社に「この人がいないと困る」仕事があれば、その仕事こそマニュアル化が必要なところです。

研修・教育時間を短縮できる

「うちにはマニュアルがない」
「仕事は見て覚えるものだ」
「教えるからメモを取って」

このような発言は、時代遅れになりつつあります。先輩がメモを取らない新人に対して「なぜメモを取らないのか？」と思うのに対し、新人は「なぜこの会社にはマニュアルがないのか？」と感じているかもしれません。
現場で仕事を学ぶことは大切です。しかし、若い世代にとって、その土台となるマニュアルは、あって当たり前の存在です。
「自分がそうしてきたから」と後輩にもマニュアルなしで仕事を覚えることを強いるのは非効率であり、新人も不便・不安に感じるかもしれません。
マニュアルは、新人のためになるだけでなく、教える人の負担を減らし、研修にかかる時間を短縮することができます。

人材の流失を防ぐ

優秀な人ほど、マニュアルの重要性を知っています。マニュアルがないことに幻滅して、せっかく採用した人が会社を去ってしまうこともあり得ます。職場環境がいわゆる「ホワイト」でも、肝心な人を育成する技術や工夫が足りず、若手社員が「スキルアップができない」「仕事の意義が見出せない」といった不安から、転職や退職を選ぶケースもあるようです。
人材の流出を防ぐためにも、マニュアルの整備は重要です。

ここに挙げた4つの他にも、マニュアル作成には多くのメリットがあります。
詳しくはこちらの記事もぜひ読んでみてください。

マニュアルを作成するデメリット

自由な発想が生まれにくい

マニュアルがあると、滞りなく仕事が進む反面、自由な発想が生まれにくくなることがデメリットとして挙げられます。
しかし、マニュアルがあることによって、仕事のムリムダや改善点が見えやすくなることも事実です。マニュアルは、ユーザの意見を取り入れながら、定期的に更新することが大切です。現場の社員から改善提案を募集したり、自由な発想で意見交換する場を設けたりすることで、日頃から新しい視点を持つきっかけにもなります。

作成にコストがかかる

もうひとつのデメリットは「作成にコストがかかること」です。この点がネックになり、マニュアル作成に至らないケースが多いようです。
コスト削減のため「時間のある時にマニュアルを作っておいて」と社内の適任者に一任する例もあります。しかし、本業の合間にマニュアルを作るのは困難で、納得できるものができることは少ないようです。
最初は確かに作成のコストがかかりますが、一度マニュアルを作成すれば、研修・教育にかかるコスト、業務品質を保つコストを、将来にわたって削減することができます。
コストをかけたくないばかりに、マニュアル作成を先延ばしにしたり、使われないマニュアルを自作したりすることこそ、実は“もったいないこと”かもしれません。

業務効率化のためのマニュアル作成のポイント

目的を明確にする・読み手を意識する

マニュアル作成では、すべての事例を盛り込もうとすると失敗してしまいます。
例えば、基本事項をまとめたマニュアルに、高度な内容もせっかくだから入れようとすると、混乱を招くマニュアルになってしまうのです。
もし、社員が知っておくべき高度な内容があれば、別のマニュアルにまとめた方が格段にわかりやすくなります。
マニュアル作成では目的を明確にし、表題にあった内容に限定することが成功のポイントです。

マニュアル＝無機質なもの、というイメージをして、要点のみを羅列したようなマニュアルにすると、読む人にはわかりにくいものになってしまいます。マニュアルであっても、読み手の理解するペースに合わせ、用例を挙げたりかみくだいた説明を入れたりすることで、マニュアルは伝わりやすくなります。
また、内容的には問題がなくても、文章だけでは読みにくいマニュアルになってしまいます。イラストやフローチャートを適切に組み込むこともポイントです。

適したフォーマットを使用する

マニュアル作成では、フォーマット選びも大切です。マニュアルのフォーマットには、デジタル、紙、動画など、多種多様な種類があります。
自社に合ったフォーマットを見極めるには、社員の特徴をよく知ることが大切です。

【社員の特徴】

若い世代が多い
シニア世代が多い
積極的に外国人雇用をしている
IT知識が豊富
ITには疎い

このように、会社によって社員のタイプはまちまちです。それを無視したマニュアル作成では「ただ作っただけのマニュアル」になってしまいます。
例えば、ITに疎いシニア世代が多い会社では、デジタルのマニュアルを用意しても、なかなか浸透しにくいでしょう。シニア世代向けには、従来通り紙に印刷した冊子も用意した方が使ってもらえるはずです。
もし、外国人の従業員が多ければ、動画マニュアルを選択し、英語や母国語での解説もつけるとわかりやすいでしょう。
さまざまなタイプの社員がいて、すべての社員に合わせたマニュアルを用意できない場合には、個別のフォローが必要になります。その人数が多ければ、複数のフォーマットでマニュアルを用意した方が、フォローにかかる時間が削減できて効率が良いこともあります。

更新する

マニュアルを更新する主な理由として、法律や規制の変更、業務の変化、新しい技術の導入、安全性の向上などがあります。
また、マニュアルが古くなっている場合や、不適切な情報が含まれている場合は、正確な情報に更新する必要もあります。
作って終わりにするとあっという間に古くて使えなくなるので、現場で使いながら、定期的に更新することで本当に「使える」マニュアルになります。

以上、3つのポイントをご紹介しました。
さらに詳しいポイントについては、こちらの記事もぜひ読んでみてください。

業務効率化のためのマニュアル作成は外注がおすすめ

マニュアルには業務の効率化につながるメリットが数多くあります。デメリットも工夫次第でメリットに変えることができるものです。
でも、「うちの会社ではムリ」と思う方もいるかもしれません。
マニュアル作成は「ムリ」と思う原因は、社内にマニュアルを作れる人がいない、マニュアル作成の時間を確保できないからではありませんか？

それらを一気に解決するのは「マニュアル作成を外注に出すこと」です。
多くの企業で人手が不足しているにもかかわらず、働き方改革により上限を超える残業もできない時代を迎えています。その中で、業務外のマニュアルを自作するのは、容易なことではありません。
そのため、マニュアル作成をプロに依頼することも増えています。大企業でも、マニュアル作成はプロに依頼するケースが多いようです。
マニュアル作成を外注する7つのメリットは、こちらにも紹介しています。
「社内の情報を外部に漏らしたくない」と心配になるかもしれませんが、プロのマニュアル作成会社では、契約前に守秘義務契約（NDA）を結ぶのが通例です。
マニュアル作成にお悩みの場合は、一度、制作会社に相談や見積もり依頼をしてみると合う会社が見つかるかもしれません。

業務効率化のためのマニュアルを作成するなら

マニュアル作成を外注に出すとしたら、どのような制作会社がよいのでしょうか？
コストを考えると、少しでも安価な会社で作成したいと思うかもしれません。
しかし、マニュアルは会社の今後の業務をレベルアップさせてくれる重要な存在です。単に「安い」というだけで選んでしまうと、要望どおりのマニュアルが作れないことも考えられます。
マニュアル作成は必要な先行投資ととらえ、予算を大幅に超えない範囲で上質なものを作った方が、結果的にコストダウンにつながります。

制作会社のホームページには、事例や実績が載っていることがあります。制作会社によってそれぞれ得意分野があるので、自社に近い業種のマニュアルを多く手がけている会社を選ぶことがポイントです。

マニュアル作成に豊富な実績があるクレストコンサルティングでは、ご要望に応じて最適なマニュアルをご提案できますので、どんなマニュアルを作ればよいかわからない、資料がない、…という場合も、ぜひご相談ください。
クレストコンサルティングのマニュアル作成の詳細はこちらをご覧ください。

業務マニュアル作成

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