引継ぎ用のマニュアルに必ず入れておきたい内容
いわゆる年度替わりや、担当者が交代しがちな、春。
この時期には特に、業務の引継ぎが数多く発生します。そして業務の引継ぎは、なかなか上手くいかないものですよね。
引き継ぎのためにマニュアル作成が必要だ！という方も、どのように作って良いか分からない！ということもあるでしょう。
そこで今回は、引き継ぎ用のマニュアル作成の時には必ず入れておきたい内容をまとめてみました
マニュアル作成の時には後任のことを考えよう
マニュアル作成の時には、できる限り後任の担当者のことを考えてマニュアルを作成してあげましょう。業務の引継ぎマニュアルは、わかりやすいものを作成する必要があります。
少し極端な表現になりますが、誰が見ても「同じ業務品質を保つことができる」ようでなければ、完璧な引き継ぎ用マニュアルとは言えません。
とはいうもののマニュアル作成には、コツがいります。
ここでご紹介するのは、引き継ぎ用のマニュアル作成の時に盛り込んでおくと後任担当がスムーズに仕事ができる、いくつかのポイントです。
担当業務のゴール（目的）
業務の引継ぎの際には、そもそも担当してもらう業務がどういった業務で、その目的とゴールはどこにあるのか？ということを詳しく説明しておく必要があります。
マニュアル作成の時には、この部分を心がけてあげましょう。担当する業務のゴールが分かれば、後任担当者も見通しを立てやすくなります。
担当する業務の全体的な流れ
細かい作業手順や業務の手順のみをまとめたマニュアルは、効率的なマニュアルに見えますが実際はそうではありません。
きちんと全体のワークフローなどをまとめ、担当する業務の全体的な流れを最初に示しておくことが重要です。
細かい作業手順のみのマニュアルになると、全体的な流れを掴むことができず、新しい担当者は苦労してしまいます。
気をつけたいポイントや要点を作業手順ごとにまとめる
業務の引継ぎの際には、必ずその業務において注意すべきポイントや気を付けたいポイント・途中で進捗状況の確認が必要な要点などを、作業手順ごとにまとめておくとよいでしょう。
このような部分に気をつけてマニュアル作成をすることができると、後任担当者もスムーズに仕事を進めることができます。トラブルなども起きづらい環境づくりにも繋がることでしょう。
クライアントや取引先の担当をまとめる
引き継ぎ用のマニュアル作成の時に、ついつい抜け落ちてしまいがちな情報があります。
それが、クライアントや取引先の担当者さんの情報です。
先方の担当者の情報がなければ、どこに連絡を取って良いか分からなくなってしまいますが、意外とこの「キーパーソンに関する情報」はマニュアル作成の中で抜け落ちてしまいがちです。
しっかりとこういった情報を入れてあげることが、より分かりやすく、業務品質を保ちやすいマニュアル作成に繋がります。
クライアント企業の一覧表を作成する
クライアント企業の一覧表は、マニュアル作成において絶対に抜け落ちがあってはならない部分です。不測の事態にも備えるという意味でも、引き継ぎマニュアルには必ずクライアント企業一覧表を入れておきましょう。
しかし、あまり外部のクライアントとのやり取りが発生しないような業務内容の場合、引き継ぎマニュアルにその一覧表の作成を入れるべきかどうか、悩んでしまうという担当者の方もいらっしゃることでしょう。
また、リソースの問題でそこまで時間をかけていられないというケースも考えられますが、やはり担当者のことやお客様のことを考えると、連絡を円滑に進めるためのクライアント一覧表は必要です。
顧客又は業務別に発生しやすいトラブルとその対処法をまとめる
残念ながら、どのような業務でも発生しやすいトラブルというものはあります。
業務別に発生しやすいトラブルもあれば、顧客別に発生しやすいトラブルもあります。
これらは長年の業務の賜物で、それぞれ対処法がまとまっているのではありませんか？
これも貴重な情報です。マニュアル作成の際には必ず後任担当者へ伝わるよう、引き継ぎマニュアルに落とし込むようにしましょう。
あまりにも慣れすぎてしまっていて、今更記載すべき情報ではないと思ってしまうかもしれませんが、後任担当者からしてみればその情報は何よりも貴重な情報となります。
必要な資料や備品その他社内資料はどこにある？
業務中の無駄な時間の一つに「探し物にかける時間」というものがあります。
業務の最中に必要な資料や備品・その他社内資料などを探し回ると、大きな時間のロスにつながります。
もちろん作業効率も低下することでしょう。
このような会社全体のロスを未然に防ぐためにも、必要な備品や社内資料、その他資料などの保管場所は、必ずマニュアル作成時に記載するようにしておきましょう。
依頼項目別にキーパーソンの連絡先をまとめる
業務中に何か別の部署やクライアント、あるいは外注先に依頼をしなければならないという場面もあることでしょう。
担当者同士でのネットワークがあるというのは大変良い話ですが、後任担当者にもきちんとそのネットワークを引き継いであげる必要があります。
特にドタバタの引き継ぎの場合は、完璧な顔つなぎができないケースもあります。
そのためマニュアル作成の際には、このキーパーソンの連絡先なども依頼項目別、あるいは外注先別にまとめておくようにしましょう。
そうすればより効率的に後任は業務に従事することができるようになります。
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