マニュアルの電子化

マニュアルの電子化

マニュアル電子化で気を付けるべきこと

1:クリック&スクロールの回数を少なくする

操作マニュアルや業務内容マニュアルを電子化する折に注意したいことが複数あります。

まず「モニターでどう見えるか」を意識しなくてはなりません。
モニターのサイズを考慮して「スクロールを行わずに読める領域」にまとめるべきです。

「スクロールを行わないと一まとまりの内容が読めない」となると、かなり読みにくいです。
実際、スクロールという動作が入るとどの部分を見ているのか混乱しやすくなってしまうもの。特に「何回も目を通す」ことになるマニュアルですから、これは致命的です。

「一まとまりの内容」の長さによっては「その1」「その2」といった風に分けるようにして、それぞれを読み終えるまでにスクロールが発生しないようにする必要もあります。
その際には「現在全体のどの部分を見ているのか」を読み手が理解しやすくすることも重要です。

それから、クリックの回数を少なくすることも大事です。
中には「クリックして同じマニュアル、または別のマニュアルのどこかの部分に飛ぶ」という方式をむやみに取っているものも多いです。

ですが実際には、何回も読むうちに「重要な用語の意味」を理解していくものです。
ですから、クリックして飛ぶ方式は一見分かりやすいようですが、実は効率が悪いです。

そのため、基本的には本文に含めておくようにしましょう。
それも、その単語の直近に位置させておくのが大事です。「単語」と「その意味」が別のページになっていると見にくいですから、同じ領域に入れるように心掛けて下さい。


2:txtファイル形式がおすすめ

今、実力のある企業の大半は「変更がしやすい」などの理由で、txtファイル形式にて業務マニュアルを作成しています。(ですから当然、文字装飾はほぼ行いません)

これならば、簡単に「モニターに沿った領域設定」を行うことが可能です。
ページのレイアウト次第で、行数と1行当たりの文字数を設定すればそれで完了です。

電子化という動きが出てきた当初は大半の企業が紙版の文書をそのまま掲載していましたが、最近は読みやすさを重んじて「モニターで読むことを考慮した形式」に調整した上で移行するところが多くなってきています。スクロールの回数が少なくなれば、誤りも少なくなり仕事の能率もアップするわけですから、自然な流れであると感じます。

また「図は画面のこの辺りに入れると理解しやすいだろう」ということも、画面の標準的な形式が定まっていれば、おのずと見えてくるものです。
そしてマニュアルを読む側としても、例えば「画面の左上にあの図があったな」などという事で覚えやすくなります。

ただし、txtファイル形式での文章がメインになる業務マニュアルに関しては、図表は基本的にありません(どうしても必要なものは除く)。
しかし、操作マニュアルについては、図表がないわけにはいきません。

ちなみに、現在は「業務システムの自社向けマニュアル」が、操作マニュアルのメインになっています。
そして、一昔前にあった「業務マニュアルと、業務システムに関する操作マニュアルが混ざった形式」を取っている企業は減ってきています。そして現実に、それらを連動させておくことがほぼ必須となってきています。
業務そのものがどんどん変わっていきますから、そうでないとむしろ見にくいのです。

3:全体のどこを見ているのかを明示する

「操作マニュアル・業務マニュアルを読む際にはこのデバイスを使いましょう」と指示されるケースが大半となっています。大切な情報ですから、そこについても一律でなければならないのです。

ですから、そのデバイスに沿って一まとまりの内容を一画面内に収めることが、業務能率を維持・向上させていくためには大事であると言えます。これについては、ご存知の方も多い事でしょう。

ですが、もう一つ見落としがちなことがあります。
それは「全体のうちのどこを見ているのかを理解しやすくすべき」ということです。

例えば全部で5章、それぞれ項目数が10ある場合は「○章の○項目を見ている」と理解できるようにしておかなくてはなりません。それも「考えれば分かる」ではなく「感覚的に分かる」ようにしておくことが重要です。
マークを用意するなどして、一見して理解できるようにしておきましょう。

わずかな配慮によって、マニュアルの読みやすさは格段にアップします。