企業・仕事(ビジネス)の仕組み化にマニュアルが重要な理由

企業・仕事(ビジネス)の仕組み化にマニュアルが重要な理由

企業の中には多くの社員がいます。
社員一人一人に個性や特性があり、得意不得意があります。
企業は社員たちが臓器となってその活動を支える、いわば巨大な生命体のようなものです。この臓器たちとなる社員が的確な仕事を進めることにより、大きなエネルギーを得て、大きなパワーを発揮することができるのです。

しかし、社員が的確に仕事を進めることができず、無駄なことばかりしてしまっていては、臓器のエネルギーばかりが消耗され、そこから新たなエネルギーやパワーは生み出されなくなってしまいます。
また、社員同士の連携がきちんと取れていないと、企業という生命体はバランスを崩してその活動力が著しく低下してしまいます。

それでは、企業のパワーを最大限に発揮するために社員たちがやらなければならないことは何なのでしょうか。
その答えのひとつが、「仕組み化」です。

今回は、企業の「仕組み化」について、そして「仕組み化」するためにマニュアルがとても重要であるということについて、解説して参ります。


仕事の効率化を進めるためには仕組み化が重要

仕事を無駄なく効率良く進めるためには、仕組み化が非常に重要です。
冒頭文で企業を生命体、社員を臓器と例えましたが、臓器がそれぞれの役割を無駄なく的確に果たすことにより、最大限のパワーを企業が発揮できるようになるという理論です。

胃や腸は消化、肺は呼吸、といった具合で、各臓器は自分がすべき仕事を的確にこなさなければなりません。そして人体に例えるならば、これらの消化や呼吸は、いちいち考えなくても毎日自然に行われるべきものであり、これらの機能が低下、もしくは停止すると生命の危機となります。

人体の生命維持のために、体内のあらゆる臓器が各所で働いている、これが私たちの身体の「仕組み」です。
この人体の仕組みのように、企業の中でも仕組みを作り上げることにより、企業としての生命維持、また大きな成長に繋げることができるのです。

無駄な作業や無駄な時間が多くなりがちな仕事現場

肺は消化をしませんし、胃や腸は呼吸に直接関わるわけではありません。
また、それぞれの臓器が、消化や呼吸をするにあたり、いちいち脳に「消化しても良いですか?」や「呼吸しようと思っているのですが、呼気と吸気のバランスは…」などと確認しているわけでもありません(正確には全て脳が指令を出しているのですが…)。

完全に決められた、生まれながらにして備わっている臓器としての働きを全うしているだけであり、そこには一切の「無駄」がありません。

しかし、これが企業の中の仕事となると、多くの無駄が存在していることに気付くことでしょう。「その作業、本当にいる?」「それ、いちいち確認しなくても良くない?」そんな光景がしょっちゅう見られるのではないでしょうか。

これはある意味では無理のない話で、企業の中には色々な人が社員として入っており、その社員も定期的、あるいは不定期的に入れ替わります。
すると、ひとつの作業をするにしても、人によってやり方が異なったり、やり方が分からずに1から教えてもらったり、なぜか昔からのやり方を踏襲していて最新のシステムや機械を活用できていなかったり…ということが起こります。

様々な人が集まる企業だからこそ、このような「無駄」が生じやすい、というのが現実です。
しかし、無駄があるということは、それだけ企業にとっては勿体無い時間や労力が生じてしまっている、ということです。
これを解決してくれるのが「仕組み化」です。

仕組み化とは

仕組み化とは、端的に言うと「属人的にならずに仕事、業務を進めるための方法を作り上げること」です。
属人的、というのは「人に属している」という意味ですので、言ってみれば「この人ならできる」「この人だけがやり方を知っている」といった状態を指します。要するに「人ありき」で、その人がいなくなると困る、という状態なのです。
仕組み化は、属人的にならないことを目的としているため、「いつ誰がやってもその仕事ができる」という状態を目指します。

仕組み化のメリット

仕組み化の説明を簡単にいたしましたが、実際、仕組み化をすると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
4つのメリットを挙げて解説いたします。

メリット1.考えなくてもできる

1つめのメリットは、考えなくてもできる、という事です。

例えば、目の前に冷凍の肉まんがあったとしましょう。
これを解凍して温めて美味しく食べたい、となった時に、何の説明も書かれていなければ、自分で「電子レンジで温めるか、蒸し器で温めるか、はたまたオーブントースターか」と考え、更に「何分ぐらい、どのくらいの強さで温めるべきか」と考え、少しずつ試してやっていくしかありません。
これが「500Wの電子レンジで、ラップをかけて2分加熱してください」と書かれていれば、誰でも、何も考えずに、電子レンジでチンすれば、美味しい肉まんが食べられます。
このように、自分で考えなくてもできるようにすることで、時間の無駄や失敗の無駄を無くすことができます。

メリット2.やり方が分かれば誰でもできる

上の肉まんの例で説明ができますが、「500Wで2分チン」は、その説明さえ読めば、誰でもできることです。
もちろん、電子レンジの使い方が分からなければできませんが、これについても電子レンジの説明書などで、500Wに設定する方法、時間設定の方法を読み理解すれば、誰でもできます。
誰がやってもできる、これが仕組み化のメリットです。

メリット3.モチベーションや調子に関係なくできる

仕組み化のメリットには、モチベーションや調子に関係なくできる、というものもあります。
肉まんを500Wで2分チンするぐらいならば「やる気が出ないんだよね…」という状態でもできそうですよね(それすら億劫になるほどやる気が出ない時もありますが…)。

また、サッカー選手などは調子が悪いとゴールが決まらなかったり、アナウンサーなどは調子が悪いと噛んでしまったり、そういったことが色々ありますが、肉まんを500Wで2分チンするのは、調子が悪くても100%できます(これも、調子が悪くてうっかり1500Wなどに設定してしまう…ということはあるかもしれませんが…)。

このように、モチベーションや調子の良し悪しの影響を「あまり」受けないようにするのも仕組み化の大切なポイントになります。

メリット4.本人でなくてもできる

最後のメリットは、まさに「属人的にならず」という部分ですが、本人でなくてもできるというものです。

プロの中華料理人でなければ作れない最高峰の肉まん、これを一般人が作るのは至難の業ですが、500Wで2分チンならば、誰でもできます。
食べたい本人でなくても「やっておいて」でお願いすれば、同じクオリティのものが出来上がります。

必ずしも本人がやらなくても、同じクオリティで仕上がる、これが仕組み化の役割のひとつです。

仕組み化で無駄を省く

仕組み化がしっかりとできていると、あらゆる無駄を省くことができます。

試行錯誤する時間や労力の無駄、誰かにいつも確認しなければならない無駄、クオリティのバラつきによるやり直しの無駄、できる人が不在時の「待ち」時間の無駄、たらい回しの無駄、他にも様々な無駄を解決してくれます。

無駄が減ると、その分できることも増えます。
仕組み化は、全ての仕事で適用できるものではありません。

アイディアを出すこと、創造性が求められるもの、新しいものを生み出すこと、これらは「仕組み化」が決してできないものです。要するにクリエイティブな仕事ですね。
この、仕組み化ができない仕事こそ、企業の真価を問われる重要な部分になりますので、これらの仕事に時間や労力を存分に費やすことができるよう、他の仕組み化できる仕事についてはどんどん仕組み化を進めていくべきです。

仕組み化を進めるためにはマニュアルが重要

では、実際に仕組み化を進めるためには一体何をしなければならないのでしょうか。
最も分かりやすい方法は、マニュアル作成です。

マニュアル=仕組み化、仕組み化=マニュアル、というイメージもあるくらい、仕組み化においてマニュアルは欠かせない存在です。

そもそも仕組み化とは「属人的にならない」ような仕事の方法を作り上げることでした。
属人的にならない、つまり人に依存しないように仕事の方法を作り上げるということは、人“以外”のものに仕事の方法を集約する必要があるということです。

そして、それこそが、マニュアルなのです。
マニュアルは勿論人ではありません。人に代わって仕事のノウハウ、仕事のイロハを教えてくれる先生のような存在です。
人に依存せず、マニュアルに仕事の全てをまとめることで、「いつ誰がやっても同じクオリティを実現する」仕事の仕組み化を実現できるのです。

仕組み化にマニュアルが重要な5つの理由

では、仕組み化にマニュアルが重要である理由を具体的に説明いたします。
ここでは代表的なものを5つ挙げ、それぞれ解説していきます。

理由1.読めば誰でも分かる(できる)から

マニュアルがあれば、それを読めば誰でも仕事について理解し、その仕事ができるようになります。
そのためにもマニュアルは難解な内容にはせず、必ず分かりやすくまとめられていることが求められます。

いつでも誰でもその仕事ができるようにするために、マニュアルは誰にとっても分かりやすい説明をしてくれるツールとして役立ちます。

理由2.いちいち説明する手間が省けるから

ひとつの仕事、作業をするために、いちいち先輩や上司、あるいはその仕事について知っている人に教えてもらっていては、完全に「時間の無駄」となってしまいます。

例えばAさんという社員がグループリーダーだったとして、社員ひとりひとりに仕事内容ややり方を説明していては、時間も労力も無駄にしてしまいます。
皆いっぺんに説明ができれば手間は1回で済むかもしれませんが、シフト制の仕事の場合や人が入れ替わるような仕事の場合は、なかなかそうはいきません。

マニュアルをひとつ作っておけば、基本的にはそのマニュアルを読み、説明通りに仕事をこなすことで、1から10まで手取り足取り説明をする手間を省くことができます。

理由3.確認も自分でできるから

マニュアルにチェック項目や品質の基準を明記しておくことにより、セルフチェックができるようになります。
セルフチェックができない状態だと、上司などにいちいち確認してもらう必要があり、その待ち時間や上司の手間などが余計にかかってしまいますが、セルフチェックができるようになると、これらの手間を軽減することができます。
もちろん、上司が全くチェックせず、100%セルフチェックのみでOKとしてしまうのはリスキーですので、ある程度は他人の目でチェックをする必要がありますが、「いちいち」チェックする必要が無くなるだけで大幅な負担減に繋がります。

また、セルフチェックの習慣をつけることにより、社員自身が自分の仕事スキルに対する自覚ができるようになり、自然と高い技術と責任感を身に付けることができるようになるのもマニュアルの上手な活用のメリットとなります。

理由4.人を頼らずに自分だけで仕事を理解できるから

マニュアルが無いと、分からないことがあったり、新しいことを始めたりする時には、必ず誰かに方法を聞かなければなりません。
結局「属人的」であり、「人ありき」になってしまうため、教えてくれる人の時間を奪って説明してもらわなければならず、教えてくれる人の都合によっては「待ち」の時間まで生じてしまいます。

マニュアルがあれば、分からないことや、新しいことについて、まずマニュアルを読むことで解決の糸口を探すことができます。
誰かに頼らずとも、自分だけで仕事を理解し、進めることができるのです。

マニュアルに書かれていることを読んでも分からないことがあれば上司などに聞く必要はありますが、「まずマニュアルを読んで、それでも分からなければ聞いて」というスタイルで進めることにより、全て説明しなければならないという負担から解放されます。

理由5.マニュアル通りにやれば同じクオリティの仕事ができるから

マニュアルとは、すなわち前述した「冷凍の肉まんを500Wの電子レンジで2分温める」という方法が書かれたものに相当します。
我流や感覚ではなく、皆が書かれた通りに操作すれば、間違いなく美味しい肉まんが出来上がるというものです。

つまり、マニュアルに書かれた通りに仕事を進めれば、誰がその仕事をやっても、同じクオリティの仕事となります。そしてマニュアルとはそのように作られなければなりません。

そこには「自分で考えて」や「あなたのセンスで」といった曖昧な指南は無く、「この通りやれば良い」という具体的な道筋が示されており、社員たちがその道筋通りに仕事をこなすことで、クオリティの均一化を実現することが可能となります。

ただマニュアルを作れば良いというわけではない

ここまでの解説で、お分かりいただけたかと思いますが、マニュアルは、ただ作れば良いというものではありません。

適切に「仕組み化」するために必要な要素を盛り込み、「仕組み化」を実現できるような内容のマニュアルを作らなければならないのです。

読んでも分かりにくく結局誰かに聞かなければならないマニュアル、読み手によって解釈が異なってしまうマニュアル、チェック項目や品質基準が無い中途半端なマニュアル、これらは全く「仕組み化」に貢献できない粗悪で無意味なマニュアルです。
良いマニュアル、きちんと役割を果たすマニュアルを作ることで、初めて「仕組み化」が成功し、無駄を省くことができるのです。

マニュアル作りは決して容易なことではなく、場合によっては社内で作成するのが難しいこともあります。
そんな時は外注して「良いマニュアル」を作ることも視野に入れてみてください。

良いマニュアルが良い仕組み化を促し、良い組織を作り上げます。
是非マニュアルを活用して無駄を省いて企業のパワーアップをはかりましょう。

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