昔作成したマニュアルを改訂・見直しするタイミング

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マニュアルは作ったら終わりではない!

マニュアルには色々な種類があります。
商品の取扱説明書、社員教育マニュアル、機材や備品の使い方をまとめたもの、など用途も内容も様々です。

全てのマニュアル作成に共通して言える事は、初版を作ってしまえば、ずっと同じマニュアルを使い続ければ良いというものではない、という事です。
「作ったらおしまい」ではなく、定期的に見直し、改訂していく必要があります。

誤字や脱字を訂正する、仕様が変わったため取り扱い方法にも変更が生じた、質問や問い合わせが多い事象をマニュアルに記載する事となったなど、改訂のポイントは様々です。

しかし誤字がひとつ見つかったからと言って、すぐに改訂しなければならないというわけでもありません。
マニュアル作成の改訂・見直しをするタイミングや、気を付けたいポイントをまとめます。

マニュアルの初版作成時に気を付けたい点

まず、改訂以前の問題ですが、誤字や脱字、ミスプリントを防ぐために、初版を作成する際には何度も校正を行いましょう。
複数の人間で校正を行う事で、より多くの誤字や脱字などに気付く事ができます。

小さな訂正のために、改訂版を作るのはとても面倒な事ですので、先に気を付けておきたいところです。

マニュアル作成の改訂・見直しに最適なタイミング

マニュアル作成の改訂や見直しに最適なタイミングは、そのマニュアルの持つ性質により異なりますが、多くのマニュアルに共通して言えるタイミングを3つご紹介します。

決まった期間で定期的に改訂する

まず挙げられるのは、定期改訂です。
例えば、1年に1回、2年に1回、など、定期的にマニュアルを見直して改訂する機会を設ける事で、常に最新状態にブラッシュアップされたマニュアルを使う事ができます。

このように定期的に改訂を行う場合は、マニュアル改訂のための組織やプロジェクトを組んで、チームで取り組む事により、スムーズに進める事ができるようになります。

商品の仕様や社内のルールなどに変更が生じたタイミング

当たり前の事ですが、商品の取り扱い説明書に関しては、商品の仕様が変わったタイミングで必ずマニュアル(取扱説明書)を改訂しなければなりません。
社員教育のマニュアルなどは、社内のルール変更や規則変更などが生じたタイミングでマニュアルの改訂を行うのが最適と言えるでしょう。

改訂すべき点が一定数を超えたタイミング

これは、定期改訂に近いのですが、マニュアル作成後に、誤字・脱字やミスプリント、言い回しの改訂、読みづらさや見づらさなど、細かい改訂ポイントが発覚した際に、その指摘をストックしていきます。
誤字がひとつぐらいでしたら、わざわざ改訂する必要はありませんが、塵も積もれば山となり、こういった改訂すべき点が一定数を超えた時点で、一斉に改訂して新しいマニュアルを作成するというのも、ひとつの改訂タイミングの目安となります。

改訂すべき点はストックとしてメモなどを保管しておくと、改訂時にとてもスムーズに作業を進める事ができ、改訂の漏れも防ぐ事ができるため、常日頃から実施する事をおすすめします。

マニュアルの見直しで気を付けたいポイント

マニュアル改訂にあたり、見直していく中で気を付けたいポイントをご紹介します。

日本語の正しさ(誤字・脱字・言い回し等)

基本的な事ですが、誤字や脱字はもちろん、文法面でも日本語として正しい表現になっているかどうか、チェックする必要があります。
また、表現や表記の統一という点も意識したいところです。同じものを表す単語が全て統一されているかどうか、表現にぶれがないかチェックしましょう。

分かりやすさ・見やすさ

正しい日本語に準ずるポイントですが、読んだ人が誰でも誤解なく理解できる内容になっているかどうか、複雑になりすぎていないか、読み手に寄り添った内容になっているかなど、分かりやすさや見やすさを精査する事も大切です

説明に”抜け”が無いかどうか

商品の取扱説明書であれば、禁止事項や注意・警告事項、法律に触れる部分での注意点など、記載すべき事項に抜けが無いかどうか、改訂時に入念にチェックする必要があります。
特に法改正などに伴う改訂の場合は、専門家にも確認してもらい、抜けの無いように徹底しましょう。
取扱説明書だけでなく、全てのマニュアルにおいて、特に危険を伴う事象に関する記載に漏れが無い事は複数人で確認をする必要があります。

改訂時の校正も複数の目で

初版作成時と同じく、マニュアル改訂時の校正も、複数の人間で行い、誤字脱字などの小さなミスから、重大な漏れや間違いまで、細かくチェックするように心がけましょう。

マニュアル改訂時には「第〇版」と、何回目の改訂なのか明記し、更にどの部分を改訂したか履歴を残しておく事も大切です。
履歴はマニュアルの中に簡易的に記載し、詳細は別紙に残しておくという形もスマートです。

マニュアル作成費用は内容などにより異なります。お気軽にお問い合わせください。