新人教育マニュアルを作る上で絶対に外せないポイントと意外と忘れがちな大切なポイント
目次
新人教育マニュアルは作るべきか否か
企業で新入社員を迎え入れた時に、必ず行われるのが新入社員教育です。
この新入社員教育は、マニュアルを用いて行うケースもありますが、マニュアルは作らずにゼロから新入社員がメモを取ったり頭に叩き込んだりして覚えるスタイルを取っている企業もあります。
新人教育マニュアルを作るメリットは、口頭説明でメモを取りそびれて、そのまま記憶からも消えてしまうような事態をなくすことや、後から繰り返しマニュアルを確認して習熟度を上げるのに役立つことや、資料を使って研修や確認テストを実施することにより理解度を上げることなど、沢山挙げられます。
これらのメリットを考えると、新人教育マニュアルを作成して活用することで、よりスムーズに新人教育を進めることができると言えます。
新人教育マニュアルを作成する上で必ず入れるべきポイント
新人教育マニュアルの目的は、組織のことをよく知り企業理念や目標を理解した上で業務にまい進すること、組織のルールを知り滞りなく業務を遂行できるようになることなどが挙げられます。
新人教育マニュアルを作成する上で絶対に入れるべき項目を箇条書きで挙げましょう。
企業理念
組織全体が掲げている理念や目標を明記し、新入社員に理解してもらうことで組織の一員になったことの自覚を促します。組織が目指しているところが明確になると、どうやったら組織に貢献できるようになるかを考えて行動するようになる効果も期待できます。
業務の全体像
企業がおこなっている業務の全体像も紹介します。新入社員の部署のみならず、全体像を把握することにより、各部署がどのような関係にあるのか分かり、自身の組織内での位置づけを理解することにも繋がります。
社内ルール
勤怠管理、福利厚生、経費精算、有休申請など、事務的な社内ルールについての項目も作って説明します。
新人教育マニュアルを作成する上で忘れがちな重要ポイント
新人教育マニュアルを作成するにあたり絶対ではありませんが是非入れておきたいポイントで、しかも意外と抜け落ちてしまいがちなポイントをまとめました。
基本的なビジネスマナー
挨拶、メールのルール、電話応対、セキュリティなど、一般的なビジネスルールであっても、社会に出たての新入社員にとっては「常識」にはなっていない可能性があります。
こういった点についてもマニュアルに加えておくと、クライアントとのやりとりでも役立ちます。
主体性やモチベーションを保つ方法や、目標設定の仕方
「最近の若者は言われたことしかできない、言われるまで自分で動けない」という声もありますが、新人教育マニュアルで「主体的に動くこと」の重要性を説いておけば、新入社員が仕事に挑戦していく上での姿勢が変わってきます。
自ら仕事を探し、見つける方法やコツ、やる気やモチベーションを保つポイント、自分で目標を定めてコツコツ達成していく方法などについて、レクチャーしましょう。
基本的なITスキル、業務でよく利用するソフトの使い方
PCなど機器の取扱いスキルについても新人教育マニュアルでレクチャーしておくとスムーズに業務が進められるため、安心です。
先輩や上司へのよくある質問もあらかじめマニュアルの中に入れておくと良いでしょう。
新人教育マニュアルは、自社で作るよりも外注制作がおすすめ
新人教育マニュアルは自分で作ることもできますが、本来の業務との並行作業で担当者に多大な負荷がかかります。また、せっかく作っても必要な情報が盛り込まれていなかったり、使いにくい仕上がりになってしまったりで、結局毎年作り直しが発生するケースもあります。
その結果、新人教育マニュアルが活用されずに「分からないことはとりあえず質問する」ことから脱却できないケースもあります。
その点、マニュアル制作会社に外注することで、担当者は本来の業務に集中しながら、高品質で長く使い続けられるマニュアルを作ることができます。
これから新人教育マニュアルの作成を検討している企業さま、リニューアルを検討中の企業さまは、ぜひ外部委託も検討してみてはいかがでしょうか。
当社では新人教育のマニュアル制作も行っております。是非一度ご相談ください。
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