新人教育マニュアルを作る上で絶対に外せないポイントと意外と忘れがちな大切なポイント

新人教育マニュアル作成のポイント

新人教育マニュアルは作るべきか否か

企業で新入社員を迎え入れた時に、必ず行われるのが新入社員教育です。
この新入社員教育や、新入社員研修は、マニュアルを用いて行われるケースが多いですが、中にはマニュアルは作らずにゼロから新入社員本人がメモを取ったり頭に叩き込んだりして覚えるスタイルを取っている企業もあります。

新人教育マニュアルを作るメリットは、口頭レクチャーだけではメモを取りそびれて、そのまま記憶からも消えてしまうような重要事項を無くす事や、後から繰り返しマニュアルを確認して習熟度を上げるのに役立つ事や、資料を使って研修やレクチャーをおこなう事により理解度を上げる事など、沢山挙げられます。

これらのメリットを考えると、新人教育マニュアルを作成して、活用する事で、よりスムーズに新人教育を進める事ができると言えるでしょう。

新人教育マニュアルを作成する上で絶対に入れるべきポイント

新人教育マニュアルの目的は、会社の事をよく知り企業理念や企業目標を理解した上で業務にまい進する事、会社のルールを知り滞りなく業務を遂行できるようになる事などが挙げられます。
新人教育マニュアルを作成する上で絶対に入れるべき項目を箇条書きで挙げましょう。

企業理念


会社全体が掲げている理念や目標を明記し、新入社員に理解してもらう事で会社の一員となったという自覚を促します。会社が目指しているところが明確になると、どうやったら会社に貢献できるようになるか考えて行動するようになる効果も期待できます。

業務の全体像


企業がおこなっている業務の全体像、複数の柱がある場合はその全てに関して紹介します。新入社員の部署のみならず、全体像を把握する事により各部署がどのような関係にあるのか分かり、自分自身も企業全体の中に携わる者なのだと自覚する事に繋がります。

社内ルール


タイムカードについて、社食や購買などについて、交通費について、経費精算について、出張について、有給申請について、遅刻や早退の扱いや対応についてなど、事務的な社内ルールについての項目も作って説明します。

新人教育マニュアルを作成する上で忘れがちな重要ポイント

新人教育マニュアルを作成するにあたり絶対ではありませんが是非入れておきたいポイントで、しかも意外と抜け落ちてしまいがちなポイントをまとめました。

基本的なビジネスマナー


挨拶のしかた、メールのルール、電話応対の仕方、名刺の渡し方、会議の席順など、一般的なビジネスルールは、社会に出たての新入社員たちにとっては、まだ「常識」にはなっていません。
きちんと予習してくる新入社員もいますが、多くの新入社員は未熟です。
こういった点についてもマニュアルに加えておくと、クライアントとのやりとりでも役立ちます。

主体性やモチベーションを保つ方法や、目標設定の仕方


「最近の若者は言われた事しかできない、言われるまで自分で動けない」とぼやく声が聞こえてくる今日この頃ですが、新人教育マニュアルで「主体的に動く事」の重要性を説いておけば、新入社員が仕事に挑戦していく上での姿勢が変わってきます。
自ら仕事を探し、見つける方法やコツ、やる気やモチベーションを保つポイント、自分で目標を定めてコツコツ達成していく方法などについて、レクチャーしましょう。

基本的なITスキル、業務でよく利用するソフトの使い方


ほとんどの企業で使われるパソコン。その基本的なスキルについても新人教育マニュアルでレクチャーしておくとスムーズに業務が進められるため、安心です。
業務そのものではなく、パソコン操作について、いちいち先輩や上司に質問が飛んでくる事は避けたいため、そのような手間がかからないよう、マニュアルの中に入れておくと良いでしょう。

新人教育マニュアルは、自社で作るよりも外注制作がおすすめ

社内の事だから…という事で、新人教育マニュアルは社内で社員たちが作る事が多かったのですが、必要な情報が適切に盛り込まれていなかったり、見にくく読みにくい仕上がりになってしまったり、結局毎年改定を重ねる事になっているケースが多いです。
今回紹介してきた「忘れがちな重要ポイント」を盛り込んでいないために、新人教育マニュアルが活用されずに「分からない事はとりあえず質問」という風潮から脱却できない企業もあります。

プロのマニュアル制作会社に外注すれば、新人教育マニュアルに必要な事を提案し、分かりやすく見やすく、長い事使い続けられるような質の高いマニュアル制作の実現が可能です。

コストはかかってしまいますが、これから新人教育マニュアルの作成を検討している企業様、リニューアルを検討中の企業様は、ぜひ外部委託も検討してみてはいかがでしょうか。

当社では新人教育のマニュアル制作も行っております。是非一度ご相談ください。

マニュアル作成費用は内容などにより異なります。お気軽にお問い合わせください。