見やすい操作マニュアル制作の３つのポイント
社内システムや業務ツールの操作マニュアルは、利用者が必要なときに必要な情報をすぐ見つけられることが重要です。どれだけ内容が充実していても、知りたい情報にたどり着けなければ活用されません。 操作マニュアルを作成する際は、「利用者がどのような場面でマニュアルを開くのか」を意識することが大切です。ここでは、使いやすい操作マニュアルを作るための3つのポイントをご紹介します。
機能ではなく「やりたいこと」から探せる構成にする
マニュアルを作成する際、システムの機能ごとに説明をまとめたくなることがあります。しかし、利用者は機能名ではなく、「何をしたいか」を基準に情報を探すことが少なくありません。
例えば、商品管理システムのマニュアルで、
- 商品を登録したい
- 商品情報を変更したい
- 商品を削除したい
という業務を行いたい利用者がいるとします。
ところが目次に「商品検索」「商品登録」しか掲載されていない場合、利用者はどこを見ればよいか迷ってしまいます。
このような場合は、
- 商品を登録する
- 商品を変更する
- 商品を削除する
というように、利用者の目的に沿った見出しを付ける方が探しやすくなります。
また、経費精算システムであれば、
- 経費を申請する
- 申請内容を修正する
- 承認状況を確認する
といった業務単位で構成した方が、利用者は目的の情報を見つけやすくなります。
マニュアル作成時は、システムの機能ではなく、利用者の業務や目的を軸に構成を検討しましょう。
手順だけでなく結果まで記載する
操作手順を簡潔にまとめることは大切ですが、必要な情報まで省略してしまうと利用者が途中でつまずく原因になります。
特に注意したいのが、手順の分岐や操作結果の説明です。
例えば、
- メニューを開く
- 必要事項を入力する
- 登録ボタンを押す
という手順だけでは、利用者は正しく登録できたか判断できません。
そこで、
- 「登録完了」のメッセージが表示される
- 登録した内容が一覧画面に表示される
- 受付番号が発行される
といった結果もあわせて記載しておくと、利用者は安心して操作を進められます。
また、システムマニュアルでは画面キャプチャの活用も効果的です。
例えば、
- 操作前の画面
- 入力後の画面
- 登録完了後の画面
を掲載しておけば、「今どの状態なのか」「正常に操作できているのか」を確認しやすくなります。
操作説明を作成した後は、実際にマニュアルを見ながら操作し、説明漏れや分かりにくい箇所がないかを確認するとよいでしょう。
目次を充実させる
利用者が最初に目にするのは、本文ではなく目次であることが多くあります。
そのため、使いやすいマニュアルを作るには、目次の設計が重要です。知りたい情報が目次から見つけられなければ、利用者は目的のページにたどり着けません。
例えば、
- ログイン方法
- パスワードを変更する
- パスワードを忘れた場合
- エラーが表示された場合
- よくある質問
といった情報が本文にあっても、目次に掲載されていなければ探しにくくなります。
また、「困ったときは」「その他」などの大きなくくりを設けたうえで、さらにその中の項目まで目次に載せると検索性が向上します。
例えば、
困ったときは
- ログインできないときは
- データが登録できないときは
- 印刷できないときは
といった形で記載すると、利用者が迅速に目的の情報へたどり着けます。 目次を作成する際は、「利用者が最初に目次だけを見て情報を探す」という前提で見直すことが大切です。
まとめ
操作マニュアルを分かりやすくするためには、
- 利用者の目的に沿った構成にする
- 手順だけでなく操作結果まで記載する
- 目次を充実させて情報を探しやすくする
という3つのポイントが重要です。
社内マニュアルは作成して終わりではなく、実際に利用されてこそ価値があります。利用者が迷わず操作できるか、必要な情報をすぐ見つけられるかという視点で見直しを行い、継続的に改善していきましょう。
マニュアルの構成や表現、運用方法でお悩みの場合は、第三者の視点を取り入れることで改善のヒントが見つかることもあります。操作マニュアルの作成や見直しについてお困りの際は、ぜひお気軽にご相談ください。
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