• 更新日 2026.01.15
• 投稿日 2020.08.11
• カテゴリー お役立ち記事業務効率化

【手順書作成】分かりやすい書き方のコツやおすすめのテンプレート

今回は、手順書を作るにあたって、分かりやすい書き方のコツやおすすめのテンプレートを紹介します。

手順書とは？

手順書とは、マニュアルのひとつで、作業の手順を具体的に説明するものを指します。
手順書を「マニュアル」と呼んでいるケースもあり、特にはっきりした決まりはありませんが、手順書を含むマニュアルには以下のような種類があります。

工程、作業とは何か、JISの生産管理用語には以下の説明があります。

例えば「目玉焼きを作る」場合でいうと以下のようになります。

したがって、「目玉焼きを作る」という工程ひとつをとっても、誰でも同じ品質で作業ができるようにするには、手順書を作って単位作業と要素作業を具体的に説明する必要がある、ということになります。

手順書を作るメリット

作業品質の向上

担当者が同じ手順を共有することで、人によるバラつきが減り、作業の品質を一定以上に保つことができます。
従業員の教育にもバラつきがでにくくなります。

作業の効率化

作業手順を明確にすることで、生産性を管理しやすくなります。
また、作業手順を見直すことで、効率化を図ることができます。

内部統制

内部統制とは「企業を健全に運営していくための仕組み」を整備することです。
手順書を作成し順守することで、企業の信頼性を担保することにつながります。

続いて、手順書の内容や作成のコツをまとめました。

手順書の必須要素5つ

手順書に必須の要素は次の5つです。
その他、必要に応じて、アウトプットや例外（イレギュラー）処理などを含める場合もあります。

作業の名前

何の手順なのか一目で分かるよう作業の名前を必ずつけます。
例：「目玉焼きを作る」「目玉焼きの作り方」
システムや機器の操作手順書では「会員情報を登録する」「ドライバをインストールする」などが相当します。
また、何のためにその作業をするのかという「目的」も説明すると、ユーザの理解が深まります。

作業に必要なもの

作業に必要な材料やツールを示します。
目玉焼きの例なら、卵、油、フライパン、等が相当します。
システムや機器の操作手順書では、システム名、メニュー名、ファイル名、項目名などが相当します。

作業の手順

作業の手順を具体的に説明します。
目玉焼きの例なら「フライパンに油を大さじ１杯入れる」などが相当します。
システム画面や機械の操作を説明する場合は、説明と一緒に画面例や図解を載せるとより分かりやすくなります。

判断基準

作業者が確実に作業できたかどうか判断できる基準を示します。
目玉焼きの例なら「蓋をして2分」「白身が固まったら」などが相当します。

△判断基準が示されていない例

「ケーブルを差し込む」

○判断基準が示されている例

「ケーブルをカチッと音がするまで差し込む」

ポイント・注意点

手順とは別に、ポイントや注意事項があれば書きます。
ポイント＝作業の品質を安定させるヒント（例：「強火で」「入力内容を保存しておくと次回入力を省略できます」など）
注意点＝危険なこと、間違えやすいこと（例：「フライパンを熱してから油を入れない」「必ずチェックを入れてから確定する」など）

よい手順書を作る3つのコツ

よい手順書を作るコツは3つあります。

ターゲットを絞り込む

同じ作業を実施するにも初心者とベテランでは必要とする情報が異なります。 手順書のユーザ（利用者）は誰かを明確にすることで、不要な情報をカットし、必要な情報を無駄なく盛り込むことができます。 また、ユーザに合わせて説明の仕方や文字の大きさ等を変えることで、より分かりやすい手順書にすることができます。

全体を見せる

業務の流れ（フロー）図などがあると、作業全体の流れや、今どの作業をしているのか、中断した時はどこから再開すればよいのかが一目で分かります。 最初のページに目次を入れるだけでも、ユーザにとって役立つナビゲーションになります。

簡潔に説明する

文が長いと、途中で何を言っているのか分からなくなったり、ユーザが飛ばし読みしたりする可能性があります。 一文は短く簡潔にしましょう。 番号を付けたり、場合分けしたりすると、さらに分かりやすくなります。

△長い文の例

「まず、フライパンに油を大さじ１杯入れて中火で熱し、熱くなったら、冷蔵庫から取り出して器に割っておいた卵を２コフライパンにそっと入れ、弱火にして3〜5分焼き（蒸し焼きの場合は蓋をして2分焼く）、黄身が好みの固さになったら強火にし、白身が好みの焼き加減になったら皿に移します。」

○短い文の例

1. 冷蔵庫から卵を２コ取り出し、器に割っておきます。
2. フライパンに油を大さじ１杯入れます。
3. フライパンを火にかけて、中火で熱します。
4. フライパンが熱くなったら、①の卵をフライパンにそっと入れます。
5. 片面焼きの場合は弱火にして3〜5分焼きます。蒸し焼きの場合は蓋をして2分焼きます。
6. 黄身が好みの固さになったら強火にします。
7. 白身が好みの焼き加減になったら皿に移してでき上がりです。

手順書作成の5ステップ

手順書は以下の5ステップで作成すると、作業をスムーズに進めることができます。

おすすめのテンプレート・作成ツール

手順書をイチから作るのはハードルが高い…という場合は、テンプレートを使うのもおすすめです。

• bizocean（Word・PDF）
• マニュアルのテンプレート（EXCEL）
• 経費削減実行委員会（PowerPoint）
• ビズルート（EXCEL）

おすすめの手順書作成ツール

マニュアル作成ツールを使う方法もあります。

• Teachme Biz
  スマホやタブレットでも管理できるクラウド型マニュアル作成ツールです。画像・動画を使用した手順書を簡単に作成できます。
• NotePM
  クラウド上で社内Wikiを作れる文書管理システムです。マニュアルや手順書、議事録などさまざまなドキュメントを共有できます。
• Dojo（ドージョー）
  操作手順を説明したいアプリをいつも通り操作するだけで、マニュアルや手順書を自動作成できるマニュアル作成ソフトです。
• Dropbox Paper
  Dropbox Paper（ドロップボックス ペーパー） は、オンラインストレージの「Dropbox」が提供しているクラウド型サービスです。

制作会社に外注する手も

ここまで、手順書を作るコツやおすすめツールを紹介しました。ただ、実際に作るとなるとそれなりに大変です。
自分の仕事を抱えつつ手順書も作る余裕がない、作り始めてみたものの途中で行き詰まってしまった、せっかく作った手順書が活用されていない、…といった場合は、専門のマニュアル制作会社に一度相談してみることをおすすめします。
マニュアル制作会社であれば、早く高品質な手順書を作ることができますし、作り方のアドバイスを頼むこともできます。
クレストコンサルティングでも、すべてお任せで手順書を作ってほしい、自力で手順書を作りたいが社内のリソースやノウハウが足りない、途中で頓挫した手順書を完成させたい、古い手順書を新しくしたい、といったさまざまなリクエストに対応していますので、お気軽にご相談ください。

この記事が手順書作りのヒントになれば幸いです。
他にも手順書やマニュアル作成のコツを記事にしていますのでぜひ読んでみてください。

この記事を書いたライター

クレスト編集部

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