良いマニュアル作成に必須!文章の校正のコツ!

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【良いマニュアル作成に必須!文章の校正のコツ!】

マニュアル作成にあたり、ず行わなければならない大切な工程が「校正」です
校正を怠ると、誤字脱字などのミスが多いだけでなく、読みづらいマニュアルとなってしまうリスクが生じます。
今回は、校正とは何か、校正するにあたりチェックするポイント、校正のコツなどについてまとめました。

校正とは日本語が正しいか、文章が正しいかのチェックをする事

まず、校正とは、執筆された文章の日本語が正しいかどうか、語句などの使い方に誤りが無いかどうか、チェックする事を指します。
似たような言葉に「推敲」や「校閲」というものがあります。

「推敲」は文章を何度も練り直してより良い文章に洗練させていく作業を指します。これは、この言い回しよりもこちらの言い回しの方が良い、この部分はカットし、こちらの文章に補足として付け足そう、など、文章そのものを練り直す作業であり、チェック作業ではありません。

「校閲」は書かれた文章の事実関係をチェックする作業を指します。日本語の正しさ、文章の正しさではなく、書かれている事柄に誤りは無いか、事実を間違いなく述べたものになっているか、といった観点でチェックする作業の事です。
これに対し、校正は、文章の中身そのものでもなく、文章に書かれた事実や内容でもなく、文章の日本語に関してチェックする事を指します。

校正で見つけ出すべき指摘事項とは?8つのチェックポイント

校正をするにあたり、何をチェックし、どのような点を指摘して修正する必要があるのか、8つのチェックポイントとしてまとめました。

1.誤字・脱字はないか

まず、誤字・脱字のチェックです。これは校正の「基本のキ」と言っても過言ではない、校正をする上で当たり前にチェックされるべき点です。
特に同音異義の漢字の誤りは、細心の注意を払ってチェックしましょう。「校正」という漢字は「こうせい」と読みますが、この読み方をする熟語は他にも、後世、構成、公正、更生と実に沢山存在します。このような漢字は特に変換ミスが起こりやすいため、要チェックポイントとなります。

2.数字は合っているか

校正において、次に気を付けたいチェックポイントは、数字です。
価格を表す数字、統計をまとめた数字、数字はマニュアルにおいてとても重要な役割を持っています。機械の操作マニュアルなどでは、例えば「80度に保つ」や「3回まわす」など、温度や回数の指示を数字で表現する事も多いでしょう。
この数字に誤りがあると、重大な事故を引き起こしかねません。価格の表記等も、ゼロをひとつ多くつけてしまっただけで大騒ぎになります。

マニュアルに書かれた数字、数値は正しいものかどうか、元の資料などと照らし合わせてチェックするようにしましょう。

3.同じ言葉の書き方は統一されているか

例えば、前項に登場した「価格」という言葉は、同じ意味で「値段」という言葉にも置き換える事ができます。こういった、「意味は同じだけれど、書き方を変える事ができる」言葉は、同じマニュアル内で統一するのが好ましいとされています。
他にも、「ひとつ」なのか「一つ」なのか「1つ」なのか、「まわします」なのか「回します」なのか、など、数字や漢字の使い方も統一されているかどうかチェックしましょう。

4.数字・英字・記号の半角や全角がバラバラになっていないか

一般的には、数字や英字は半角で表記する事が好ましいとされています。
「3個」よりも「3個」の方が良いという事です。ただ、大切なのは統一されているかどうかなので、全角で統一するならば全角で、半角で統一するならば半角で、統一された表記になっているかどうかチェックしましょう。

ごく稀に「見出しの数字は全角で、本文は半角で」というルールで書かれる場合もありますが、これは使用フォントによるレイアウトやデザインの問題で例外的に定められるものですので、臨機応変に対応し、不明な点は上司やマニュアル文章作成者に確認しましょう。

5.固有名詞は正しいものになっているか

マニュアルに固有名詞が登場する場合には、その固有名詞が正しく記載されているかチェックします。
漢字に誤りは無いか、英語の綴りに誤りは無いか、カタカナであれば「エ」なのか「ェ」なのか(例:「ウエディング」なのか「ウェディング」なのか)、など気を付けてチェックしましょう。

人名や地名などは誤りがあると失礼にあたりますし、それ以外の固有名詞も一度誤ってしまうとそのまま他の箇所も全て誤ったまま記載されてしまいますので、重要なチェックポイントとなります。

6.正しい日本語になっているか(特に「~たり」は注意)

マニュアル文章が正しい日本語で書かれているかどうかもチェックすべきポイントのひとつです。日本語は口語(しゃべり言葉)と文語(書き言葉)が微妙に異なりますし、普段話している言葉の使い方と、正しいとされている言葉の使い方が異なる事もあります。

代表的な例は「ら」抜き言葉です。「食べられる」という表記が正しいのですが、つい「食べれる」と書いてしまったり、「見られる」が「見れる」になってしまったりするので注意します。

「できるのです」などの言葉は「できるんです」といった具合で「ん」に変換されてしまう言い回しも、口語言葉と言われていますので、見つけたら指摘するようにしましょう。
また、やりがちなミスの代表格に「~たり」を一度しか使っていない、というものがあります。上の文章の「ら」抜き言葉の例で「~書いてしまったり、~なってしまったり」と書いていますが、「~たり」を使う場合は2つ以上の例を並べて記載するというルールになっています。

上の文章を「~、つい『食べれる』と書いてしまったり、『見られる』が『見れる』になってしまうなど、~」と書いてしまうと、間違いという事になるわけです。

このように正しい日本語の指摘ができるかどうかは、正しい日本語の知識があるかどうかにかかってくるため、校正者はしっかりと日本語を勉強し、それ相応の知識を身につけた人材に依頼すべきだという事が分かります。

7.同じ表現を不自然に繰り返していないか(かぶり言葉)

読みやすく自然な文章を作る上で避けたいのが「かぶり言葉」です。

段落の頭に「また、」という文が毎回登場したり、ひとつの文章の中で「~というわけなのです」が3回も4回も連続で登場したりする事を指し、読み手には「しつこさ」と「不自然さ」を印象づけてしまいます。

また、言い回しは変えていても結局は同じ事を繰り返してしまっているという「主張の重複」も見抜けるようになると、校正としてはワンランク上の指摘ができるという事になります。

8.ひとつの文章の長さは適切か(短すぎず、長すぎず)

文章の長さもチェックするべきポイントのひとつです。
日本語は句読点で句切りをつけて書かれますが、句点が登場するまでのひとつの文章が長すぎると読み手が混乱してしまうため、長すぎる文章はどこか途中でカットして2つ以上の文章に組み替えるという作業をおこなう事により、よりスッキリとした読みやすい文章にする事ができるので、ひとつの文は目安として60文字から、長くても100字を超えないように区切るようにしましょう。

さて、この文章を読みやすく句点で区切って再度書いてみます。
日本語は句読点で句切りをつけて書かれますが、句点が登場するまでのひとつの文章が長すぎると読み手が混乱してしまいます。
長すぎる文章はどこか途中でカットして2つ以上の文章に組み替えるという作業をおこなう事により、よりスッキリとした読みやすい文章にする事ができます。ひとつの文は目安として60文字から、長くても100字を超えないように区切るようにしましょう。
適度に改行を加えるのも、読みやすい文章を作る上で大切なポイントです。

校正はただぼんやり読み返すだけではダメ!気を抜かずにチェックしたいポイント

校正という作業は、ただ文章を流し読みするだけでは指摘すべき点が見つけられず、無駄に時間だけが過ぎ去ってしまいます。
きちんと「指摘すべき点」を見つけようという気持ちをもって取り組むよう心がけましょう。

今は何をチェックするのかという事を決めてチェックすべし

例えば、今は誤字脱字をチェックする、次は日本語の正しさをチェックする、その次は数字に誤りが無いかチェックする、といった具合でチェックすべきポイントを絞って校正するようにしましょう。

見出し、キャッチ文章など、大きな文字ほど見落としがち

意外と見落としがちなのが、見出しなどの大きな文字で書かれた箇所です。
つい読み飛ばしてしまい、重大な誤字が含まれている事に気付かないという事がままあります。

改行している語句にも要注意

改行で単語や語句が切れてしまっている箇所についても、ミスを見落としがちになると言われています。
行をまたいでいる語句は特に注意してチェックするようにしましょう。

校正は書き手ではない第三者がおこなう事が基本

校正は基本的には文章を書いた人間ではない、第三者がおこなうものとされます。
なぜなら、文書を書いた本人は、自分の頭の中に正しい文章が既にあるため、誤字や脱字を脳内で修正して読んでしまうためです。

そういったリスクの無い、まっさらな状態の第三者に依頼し、校正してもらうのが良い文章を作る上で大切な事なのです。

マニュアル作成費用は内容などにより異なります。お気軽にお問い合わせください。