取扱説明書などマニュアルが沢山増えて困った時に整理する方法とコツ!

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取扱説明書などマニュアルが沢山増えて困った時に整理する方法とコツ!

暮らしていくために必要な家電には取扱説明書がつきものです。家のガスコンロやトイレ、給湯器などにも取扱説明書はついてきます。新しい家電を買えば取扱説明書も増えます。
スマートフォンを新しいものに変えると、大量の書類がついてきます。増えていく取扱説明書の類、ついそのあたりに放置してしまい、必要な時に家じゅう大捜索、という事になってしまった事はありませんか?

また、会社で業務に関するマニュアルを作成するという際にも、似たような事が言えます。何か新しいマニュアルが必要になった時に、作成したマニュアルをきちんと整理・管理ができていないと保管場所などが統一されず、どのマニュアルがどこに格納されているのか、どのマニュアルがあってどのマニュアルが無いのか、分からなくなってしまいます。

このように、大量に増えていく取扱説明書やマニュアルを、必要な時にすぐに取り出せるように整理する方法とコツをまとめてみました。

既にある紙媒体のマニュアルを整理する方法

家庭で活用できるマニュアル整理方法です。家電や家具などの、製品に付属品としてついてくる紙媒体の取扱説明書を整理するポイントをご紹介します。

本当に必要な説明書だけ残し、不要なものは処分する

新しい家電や家具などの製品を購入すると、色々な紙が付いてきます。
冊子タイプの取扱説明書、1枚の保証書、キャンペーンなどのチラシ、セットアップ時の簡易マニュアル、アンケートなど、複数ある場合が多いです。

これらの付属資料を、面倒だからといって全て一緒くたに引き出し等の中にしまい込んでしまっていませんか。

まず保管する前にチェック

複数の付属書類をまとめてしまってしまう前に、一度全ての付属書類に目を通して仕分けましょう。
保管する必要がある取扱説明書と、捨ててしまっても問題ないキャンペーンチラシなどを整理して、要らないものはさっさと捨ててしまうのが整理上手のポイントです。
セットアップのための簡易マニュアルも、最初の準備が整った時点で不要になりますので捨ててしまいましょう。

保管場所のスペースが足りなくなってきたら定期的に断捨離を行う

マニュアルが溜まっていくと、保管場所のスペースが足りなくなってきます。
しかし、例えば新しく電子レンジを買った場合、以前使っていた電子レンジのマニュアルや付属資料は不要になります。
マニュアルの整理がきちんとできていないと、新しい電子レンジのマニュアルや付属資料を保管し、以前使っていたものもそのまま保管しつづけ、どんどんマニュアルが増えていきます。

マニュアルの保管場所は定期的にチェックし、不要になったものは捨ててしまいましょう。

保管場所を工夫する

マニュアルの保管場所については、人によって合う・合わないがあります。
ここでは「まとめて保管する」タイプと、「使う場所に保管する」タイプの2種類をご紹介します。自分に合っている整理方法を検討してみてください。

全てのマニュアルを同じ場所にまとめて保管する

この家(もしくはこの会社)のマニュアルは全てココ!という決まった保管場所を作り、全てのマニュアルを同じ場所に保管します。
マニュアルが必要になった時には、保管場所から必要なマニュアルを探して利用するという使い方になりますので、ファイルやボックスを活用して探しやすく整理する事が大事なポイントになります。

ぐちゃぐちゃごちゃごちゃ、なんでもかんでも放り込むのではなく、きちんと整理して保管できないと、大量のマニュアルから必要なものを探し当てるのに毎度大捜索が行われる事になってしまうので、注意が必要です。

すぐ使えるようマニュアルを使う場所に保管する

ガスコンロ、電子レンジ、トースター、ミキサーなど、キッチンで使うものに関するマニュアルは全てキッチンで保管し、洗濯機は洗面所に、掃除機は物置に、といった具合で使う場所にマニュアルを保管するという方法です。

会社でも同じことが言えます。
必要な場面に合わせて手に取りやすい場所にマニュアルを置いておく、機器が置いてある部屋にその機器の操作マニュアルを置いておく、といったように、使う場所に各マニュアルを保管します。

分からない事がその場ですぐに調べられるという事が、この保管方法の最大のメリットです。ただし、「マニュアルは全てココ」という一元管理ではないと、マニュアルを紛失してしまったり、どこにしまったか分からなくなってしまったり、というリスクがあります。

整理するのに便利なファイルやボックスの選び方

マニュアルを探しやすいように整理するために活用したいファイルやボックスについて、その選び方のポイントをご紹介いたします。

ひとつの家電などに対して複数のマニュアルがある場合は薄いクリアファイルに

電子レンジに付いてきたマニュアルが1冊にまとまっておらず、複数の資料に分かれていた場合、また、保証書なども合わせて保管したい場合には、薄いクリアファイルにまとめてからボックスファイルに保管するのがおすすめです。

まとまったマニュアル、冊子タイプのマニュアルはボックスに

冊子タイプのマニュアルや、クリアファイルにまとめたマニュアルは、ボックスファイルに入れて保管すると、探しやすく、取り出しやすくなります。
薄い紙1枚だけをボックスファイルに放り込んでしまうと、埋もれて探せなくなったりグシャグシャになったりするので、必ず冊子か薄手のファイルの状態にして格納しましょう。

インデックスを活用しましょう

マニュアルが増えると、まとめて保管した時に探し当てるのが難しくなっていきます。
クリアファイルにインデックスがついているものに「電子レンジ」や「トイレ」など、書き込んでおくと探しやすくなります。

また、ボックスファイルを活用する場合も、専用のインデックスを活用して「キッチン」「家具」など大まかなカテゴリで整理しておくと、よりスッキリします。

会社などで、これからマニュアルを作成していくケースの整理方法

会社でマニュアル作成に着手するにあたって、どのような手順で進めていこうか、どこまでカバーしようか、悩まれる事もあるでしょう。
マニュアル作成を、マニュアル整理という観点で「最初から整理しておく」タイプと「徐々に増やして整理していく」タイプに分けてみました。

全体の業務に関するマニュアルを一括で作成し、最初から整理しておく

マニュアル作成する際に、まず全体像を決めてしまいます。
全ての業務に関して必要になりそうなマニュアルを一括で作ってしまう、というものです。
分厚い冊子タイプのマニュアルになる事が予想されますが、この一冊があれば全ての業務を掌握できるというメリットがあります。

各業務に関するマニュアルを五月雨式に作成し、徐々に増やして整理していく

必要なマニュアルを必要になった時に作成し、増やしていく方法です。
一括で作成するよりも着手しやすく、状況に合わせてマニュアルを作っていけるため、まだ業務の全体像が見えていない企業や、これから発展していくという発展途上の企業には向いている方法と言えるでしょう。

データベースでマニュアルを管理

一括で作成してしまうタイプのマニュアルも、五月雨式に増やしていくタイプもマニュアルも、データベースで管理すると容易に整理できるようになります。
「このマニュアルってあったっけ?」や「この情報はどこだっけ?」という疑問にも、検索すればすぐに探し出す事ができます

パソコンを活用したマニュアル整理をおこなう事で、マニュアル改訂時や、マニュアルをひとつにまとめたい時などにも、役立ちます。

マニュアル作成費用は内容などにより異なります。お気軽にお問い合わせください。