電子マニュアルと紙マニュアルどっちがよい?それぞれの長所・短所を比較してみた

電子マニュアルと紙マニュアルどっちがよい?それぞれの長所・短所を比較してみた (1)

何をするにも基本となる情報が必要ですが、そういった情報を参照するのがマニュアルです。しかし、マニュアルにも種類があります。大きく分けると電子マニュアルと紙マニュアルがあるはずです。ここでは、電子マニュアルと紙マニュアルのメリット・デメリットを解説。場面に合わせてメリットが大きくなる情報を解説します。

電子マニュアルのメリット・デメリット

電子マニュアルは利便性を追求した優れたものです。欲しい情報をすぐに見つけられるという点や、作成・更新などの操作性の点でも紙マニュアルとは違った印象を持つはずです。どんなメリット・デメリットがあるかをまとめてみると、以下のようになります。

メリット

  • マニュアル作成および更新の作業が簡単
  • 検索を活用して、欲しい情報を素早く手に入れられる
  • 視覚的に見やすく色を調節できる
  • 情報量が多くても困らない
  • 拡大・縮小ができ、使い手の見やすいように表示できる
  • データの持ち運びができる

デメリット

  • 電子マニュアルを表示するためのデバイスが必要である
  • 画面上での確認となるため、目の疲労が起きやすい
  • 複数ページを表示することが困難である

電子マニュアルの便利な使い方

仕事をしていると手順を確認しなければならないという機会はたくさんあります。マニュアルを確認したいけれど、それがどこにあるかわからず、探す手間がかかってしまったり、必要な情報を適切に処理することができないということが起こります。

ところが、電子マニュアルがあれば、いつでもすぐに閲覧できます。それがインターネット上で共有できる環境に保管されている場合には、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレット端末でも電子マニュアルが確認できます。様々なデバイスで手軽に確認できるのが、電子マニュアルの便利な使い勝手を感じるタイミングです。ただ、電子マニュアルをもう少し細かく以下の3つに分類することもできます。

PDFマニュアル

安全性に優れたマニュアルとされているのがPDF形式。内容のコピー・印刷の許可も設定できますから、不正コピーや改ざんができないようになっています。もちろん、こうした設定を行うことなく使用も可能です。

また、PDF形式は紙マニュアルに近い状態というのも特徴ではないでしょうか。作成された電子マニュアルがそのまま印刷して利用できるスタイルなので、紙マニュアルとしての保管にシフトさせる場合にも便利です。

さらに、PDFマニュアルはサムネールの表示や目次、検索機能やリンク機能を搭載しているため、検索に優れたマニュアルとして人気です。

HTMLマニュアル

HTMLマニュアルはwebで閲覧しているかのような視覚効果を加えることができます。カーソルを置くだけで用語の解説が行われるなど、紙マニュアルとは全く異なる使い方ができます。見やすくするためのエッセンスを込めることで、デザイン豊かなHTMLマニュアルを作成することも可能です。

HTMLは構成を自由に変えることができるのも魅力とされています。マニュアルが見やすくなるようにカテゴリに分けておくこともできますし、メニューを固定して表示させたり、キーワード検索がしやすくなるように検索窓を設けることもできます。マニュアルの引用素や関連情報を表示させ、掘り下げて情報を閲覧できる設定も可能です。「使い勝手」という点で特化した設計ができるのも特徴です。

電子書籍マニュアル

電子書籍マニュアルは紙マニュアルのように参照することができますが、大きな違いは検索機能を始めとした便利機能を備えていることではないでしょうか。キーワードによる検索もできますし、画像検索も行えるはずです。もう一度見返したい場合にも便利な付箋機能や、見やすさをその場で変えられる拡大・縮小機能もあります。目次機能もあるため、カテゴリごとに内容を確認したい場合にも瞬時に目的の情報へとたどり着くでしょう。

電子書籍マニュアルはスマートフォンやパソコン、電子書籍専用の端末でも閲覧できます。それぞれの環境に合わせて自在に見やすく変化するのも、柔軟な利用を促してくれます。

紙マニュアルのメリット・デメリット

紙マニュアルは昔ながらに使われてきたものなので、年齢を問わずに馴染みがあるはずです。ただし、昨今は電子マニュアルに移行されるものも多くなっています。では、どんなメリット・デメリットがあるのでしょうか。以下にそれぞれをまとめました。

メリット

  • 見る場所に限定されず、機械に弱い人でも使える
  • 脳は画像で記憶するという性質上、本を読み解く意識が馴染みやすい
  • マニュアルを見るための機器を必要としない
  • 携帯して持ち運ぶこともできる
  • 複数のページを並行して参照することができる

デメリット

  • 印刷のコストがかかってしまう
  • 必要な情報を検索することが難しい
  • 内容の更新をするのが煩雑
  • 作成に紙を消費するため環境保全に影響がある
  • 用量の大きなものは管理場所や持ち運びに困る

このように、基本事項を学ぶためのチュートリアルや、簡単に情報を把握するためのクイックガイドは紙マニュアルでの運用が多いのですが、情報量が多かったり検索をしながら効率良く把握したいものについては電子マニュアルでの運用が適しています。それぞれのケースに合わせた選択が、ユーザーの使い勝手に影響します。

マニュアル作成費用は内容などにより異なります。お気軽にお問い合わせください。