理解しやすい研修テキストの作り方のコツ

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新人研修や、ステップアップ研修など、社内で研修をおこなう際に不可欠となるのが研修テキスト、研修マニュアルです。
この研修テキストが使いづらかったり分かりにくかったりすると、研修をスムーズに進める事が難しく、レクチャーする立場の人も困りますし、研修を受ける人も理解が進みません。

テキストが分かりやすければ、研修そのものもスムーズに進める事ができますし、研修が終わった後もテキストで振り返りや復習が容易にできるようになります。
今回は、理解しやすい研修テキストの作り方のコツをご紹介します。


誰に向けて作るのか研修の対象を明確にする

まず、研修をおこなう対象が、新人なのか若手社員なのか中堅社員なのか、明確にします。
新人研修用でしたら、社内で当たり前に認知されている用語やルールを全く知らない人々が対象となりますので、その会社の事を知らない第三者に説明をするぐらい丁寧に説明をする必要があります。
逆に中堅社員が対象になる場合は、通常業務で忙しい中で研修を受けるわけですから、研修内容もテキストもシンプルで分かりやすく短時間で理解できるものにしなければなりません。彼らはある程度基礎知識があるため、過度な説明は不要です。


全体像を見据えて目標と流れを決める

対象が明確になったら、次は全体像を見据えて、研修の目標と流れを決めます。
この研修は何のためにおこなわれるものなのか、どのような流れで、どのくらいの時間で研修を進めていくのか、研修で教えるべき内容は何か、各点をメモに書き出して研修の全体像を掴みます。特に、新人研修など、教える事が多い場合は漏れの無いように、教えるべき事項を書き出しましょう。
目標としては、〇〇ができるようになる、〇〇の使い方をマスターするなど、研修を受ける人がどうなるために研修をおこなうか、という点で定めると良いでしょう。


細部を研修の流れに沿って組み立てる

全体像が明確になったら、細部を組み立てていきます。
実際の研修の流れに沿って研修テキストの順番を決めていくと、スムーズに研修が進められるようになります。
研修が、1回で完結するものなのか、数回に渡っておこなわれるものなのか、このあたりも意識して章立てを考えると良いでしょう。

実際に研修を担当する人がテキストを作成する場合は、研修を想定してシミュレーションしながらテキストを作成すると時間配分や回数分けのヒントになります。実際の研修担当者とテキスト作成者が異なる場合は、研修担当者にチェックしてもらうと良いでしょう。


見やすさや分かりやすさを意識して視覚的に捉えやすいマニュアルを

理解しやすい研修テキストを作る上で意識したい事は「見やすく、分かりやすい」という事です。小さな文字がギッシリ詰まったテキストは、開いただけで読む気が無くなり、内容も頭に入ってきません。
フォントの大きさや色に気を遣い、適度に図やイラストも入れて、パッと見てすぐに書かれている事が視覚的に捉えられるように工夫する事が理解しやすい研修テキスト作成のコツです。

分かりやすいテキストを作っておけば、研修終了後にも、マニュアルとして活用しやすくなりますし、文字だけでは理解にズレが生じてしまう危険があるようなところも図を活用する事で確実な理解を促す事ができます。


書き込みスペースやメモ欄を作っておく

研修テキストは、研修で使用するテキストです。
実際の研修では、当然テキストを黙読するだけという内容にはならず、研修担当者が口頭でレクチャーしながら補佐的にテキストを用います。そのため、テキストには書いていない情報も多数教えられることが予想されます。
こんな時にテキストに書き込める余白や、メモを取る事ができるスペースを作っておくと、研修を受ける人が書き込めて、研修で学んだことを1つのテキスト内に集約する事ができます。

自分の手でメモをとった事は記憶にも残りますし、テキストだけだと理解しきれなかった部分の補足説明などが書き込まれたものは研修後にも役立ちますので、理解しやすい研修テキストを作るという観点から考えると、書き込みスペースはとても重要なスペースとなります。


実務の確認ができるチェックリストの導入

研修の目的、目標の多くは、何かができるようになる事です。
新しい機械を導入し、その使い方をレクチャーする研修ならば、その機械が使えるようになる事が目標となります。
新人の接客研修でしたら、お客様とのやりとりの一連の流れをマスターする事が目標となります。

これらの目標を達成し、研修で学んだ内容をきちんと身につけられたかどうかという事を確認するためのチェックリストを、研修テキスト内に用意しておくと、自分で「きちんとできているか」という確認ができるため、漏れなく確実に「やるべき事」や「身に着けるべき事」を実践できるようになります。


事例、コツ、ポイントなどを掲載する

実際の例を掲載する事も、理解しやすい研修テキスト作成において有効なポイントです。
例えば「こんな時は・・・」や「クレーム事例」など、実際に起こり得る事例を複数掲載し、リアリティをもって理解できるように工夫します。
研修中にロールプレイをおこなうような場合にも、テキストに事例が載っているとイメージがしやすくなるため、スムーズにロールプレイに進めるようになります。

また、コツやポイントなどを少し目立つように掲載して、研修を受ける人に印象づける事も、分かりやすい研修テキストを作る上で意識したい点です。
事務的に説明するだけでなく、「こうすると良いよ!」という、先輩からのひと言ポイントのような雰囲気でテキストに掲載する事で難しく捉えがちな研修も楽しいものになります。


完成した研修テキストは必ず推敲する

研修テキストが完成したら、必ず推敲しましょう。
誤字・脱字の確認は勿論、日本語の表記に誤りが無いかどうか、固有名詞や数字は正しいものになっているかどうか、同じ言葉の表現が統一されているかどうか、など細かいところまでチェックします。
また、ひとつの文章が長すぎないか、分かりにくくなっていないか、といった「読みやすさ」についてもチェックし、必要があれば表記の仕方を練り直します。

研修の内容と照らし合わせ、抜けや漏れが無いかどうかも確認し、テキスト内の各項目の順番も最適なものになっているかどうかチェックしましょう。


ダブルチェックの大切さ

書き手自身の推敲が終わったら、次は上司や同僚などの第三者に目を通してもらいます。
この第三者のチェックをダブルチェックといいます。

書き手が自己チェックをしただけでは、思わぬ部分に分かりにくさがあったり、ミスがあったりする事が意外と多いのです。自分では気づかなかった事を指摘してもらい、再度練り直し修正する事は、理解しやすいテキスト作成においては絶対に外せない大切な作業となります。


まとめ

理解しやすい研修テキストの作り方のコツは、対象者と全体像を明確化し、実際の研修の流れに沿って細部を組み立て、視覚的に見やすいテキスト作りを心がける事です。
また、メモを書き込むスペースを作ったり、チェックリストを導入したりする事も使いやすいテキストを作成するポイントとなります。
テキスト作成後には、必ず自分自身で推敲をおこなってから、第三者にチェックしてもらうようにしましょう。

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