要注意!マニュアル作成でありがちな失敗7選

要注意!マニュアル作成でありがちな失敗7選

マニュアル作成の落とし穴は「完成させられず頓挫」と「完成したものの使えない」の2つ

マニュアルは、業務を効率的に進める上でとても重要な役割を果たしています。
新人教育にも有益で、アルバイトを沢山雇用している企業には必要不可欠なものです。

そのマニュアルを作成するにあたって、気を付けたい落とし穴が2つあります。

1つは「着手したものの、完成させられずに頓挫」してしまうケース。
社内でがんばって作ろうとプロジェクトを立ち上げたものの、上手くいかずに頓挫してしまうことがあります。

もう1つは「完成したものの、そのマニュアルが全く使えない」ものになってしまうケース。
いざ使ってみると、分かりにくかったり、勘違いが頻発したり、結局先輩や上司が質問対応に追われたり、など逆に手間が増えてしまうことがあります。

この2つの落とし穴について、ありがちな失敗をそれぞれまとめてみました。


「完成させられずに頓挫」するケースのありがちな失敗3選

1.片手間で作ろうとする

「空いた時間にちょちょっと進めてくれれば良いから」
この言葉は、マニュアル作成を間違いなく頓挫させるモンスターワードです。

社内でマニュアルを作成する時に、普段は別の業務を行っている社員に作成を依頼する場合に、片手間で作ってもらおうと思っているとマニュアル作成は後手後手に回り、なかなか作業が進みません。

そのうちに、アテにしていた社員が異動したり辞職したりしてしまう可能性もありますし、そうなるともうマニュアル作成は完全に振り出しに戻ってしまいます。


2.プロジェクトチームをきちんと組まない

プロジェクトチームを組まずに、1人だけの社員にマニュアル作成を任せたり、複数の社員に任せたとしてもきちんとプロジェクトとして立ち上げなかったりすると、まとめてマニュアル作成に関する作業を進める時間が取れないため、一向に作業が進められないことになります。

また、プロジェクトチームを組み複数人体制でマニュアルをブラッシュアップする事により、正確性や分かりやすさ、漏れが無いかなどのチェックもできるので、プロジェクトチームを組まない事は高品質なマニュアルを作成する点でかなりリスクがあることと言えます。


3.完成目標までのスケジュールを明確に立てない

「いつでも良いから」
という言葉かけのもと、空いた時間でマニュアルを作成しようと思ってもそう上手くはいきません。マニュアル作成は手間がかかるものです。
ちょっと空き時間ができたからといって手軽に作れるものではないため、いつまでに完成させるか決めて、逆算してスケジュールを立てて取り組み、段階を踏んで作業を進めていかなければ途中で頓挫してしまいます。


「完成したものの使えない」ケースにありがちな失敗4選

1.レイアウトが分かりづらく重要ポイントが分からない仕様

マニュアルには図や写真、画像を用いる事が多いですが、この配置や選定を失敗すると、とても見にくく読みにくいマニュアルになってしまいます。
また、重要ポイントを大文字や太文字にしたり、下線を引いたり赤色など色を変えるなどの工夫で強調することも大切です。これが無いと何が重要なのか、絶対に読み落としてはならないポイントが何なのか分からないマニュアルとなります。
重要な事は何度も繰り返して書く必要がありますが、1回しか書かれていなかったり、目立たないところに配置されているマニュアルも悪い例のひとつです。


2.読み手の事を考えていない

マニュアルは、読み手の立場に立って作らなければなりません。
例えば、何の専門的な知識も持たないアルバイト向けの業務マニュアルならば、誰が読んでも理解できて、その通りに業務を遂行すれば誰でも間違い無く仕事ができるように、懇切丁寧に解説しなければなりません。
これを考えずに、作り手にとって「当たり前」なことは省略して書いてしまったり、ある程度の専門的な知識があることを前提としたマニュアルを作ってしまったりすると、全く使えないマニュアルになってしまいます。


3.説明が抽象的で複数の捉え方ができる

マニュアルの指示や説明は常に具体的で、ひとつの捉え方しかできない表現を用いる事が鉄則です。

「こうとも解釈できる」
という表現は、勘違いを生んだり、先輩や上司に質問・確認をする必要が出てきたり、失敗や手間を招いてマニュアルがマニュアルとしての役目を果たす事ができなくなってしまいます。

また、抽象的な表現も、誤解を招いたり、質問・確認の対象になってしまったりするため、良くない例です。


4.構成がまとまっておらず、順を追った説明になっていない

例えば、後輩や新人に説明をする時に「あ、そういえば言い忘れてたけど」といって補足の説明をしたり、前のレクチャーに戻ったりすることがあります。
これと同じことをマニュアル上でやってしまうと、説明があちらこちらに飛んで、とても分かりにくいマニュアルになってしまいます。

マニュアル作成を進める際には、構成をきちんとまとめて、順を追って項目を設定していく必要があります。


まとめ・ありがちな失敗を回避するために外部委託を活用する方法も

マニュアル作成においてありがちな失敗をご紹介してきましたが、これらは「ただ注意すれば」どうにかなるようなものではありません。

日々の業務に追われて忙しい社員の方だけで、新たにプロジェクトチームを立ち上げることや、スケジュールを立ててそれに則って作業を進めることは難しいでしょう。
また、業務について熟知している社員だけでは「読み手が何が分からないのか、どこでつまずくか」という事については想像が及ばないこともあります。
構成の工夫、レイアウトや重要ポイントの強調などに関しては、高いデザイン能力と、ライティング力が必要とされますので、マニュアル作成者の実力とセンスにかかっているというリスクもあります。

こういった様々な失敗要因を解消してくれるのが、プロのマニュアル作成会社です。
外注費がかかり、打ち合わせなどの手間もかかりそうですが、自社で作成するよりも意図を組んだ上で高品質なマニュアルを作ることが可能になります。

必要に応じて外部委託も検討されることをおすすめいたします。

当社ではマニュアルを作り始めて30年の実績と経験があります。是非一度、お問い合わせください。

マニュアル作成費用は内容などにより異なります。お気軽にお問い合わせください。