• 更新日 2024.03.11
• カテゴリー マニュアル作成

BCPマニュアル – 非常事態から企業を守る戦略

ある日、災害が発生し、あなたの会社が被害を受けたら、どうしますか？サイバー攻撃により会社のデータが漏洩し、業務が停止してしまったら、どうしますか？
このような事態は、世界中で頻繁に発生しています。自然災害や、サイバー攻撃を含むテロ攻撃。これらのリスクは、私たちの日常、そして事業活動に大きな影響をもたらす可能性があります。

「ウチの会社は大丈夫」と考えず、想定外の事態に備えることが、本当の安心と事業の継続を可能にします。
この記事を通して、BCPの重要性とその構築方法について学び、企業や組織を守る戦略を考えてみましょう。

BCPとは何か

BCPとは何か、その目的と機能

BCP（Business Continuity Planning；事業継続計画）とは、事業が何らかの理由で中断された際に、その継続をどう保証するかを計画するものです。

この計画の主な目的は、非常事態が発生したときに、業務が中断することなく、また、最小のダウンタイムで再開できるようにすること。非常事態としては、大規模な自然災害やテロ、サイバー攻撃などが考えられます。BCPは、これらのリスクを最小限に抑え、事業を迅速に回復させるためのガイドラインや手順を提供します。

BCPマニュアル

企業資産を守るためのBCPマニュアル

企業の資産とは、物的資産だけでなく、人的資産やブランドの価値、顧客との信頼関係なども含まれます。BCPの重要性は、これらの貴重な資産を守るためにあります。例えば、大規模なデータ漏洩が発生した場合、それによる損失は数十億、数百億となることも。
しかし、それ以上に企業のブランドや信頼が失われることによる損失は計り知れません。

BCPマニュアルがあれば、こうしたリスクを最小限に抑えることができます。
実際に危機が発生したとき、パニックにならず、事前に準備しておいた計画通りに行動できるのです。これにより、事業のダウンタイムを短縮し、企業の資産や顧客との信頼関係を守ることができます。

BCPの有効性を高めるためにBCPマニュアルとしてまとめておくことが重要です。マニュアル化することで、以下のメリットがあります。

計画の共有と周知

BCPマニュアルを作成することで、BCPの内容を全従業員に共有し、周知することができます。これにより、緊急時に迅速かつ適切な対応をとることができるようになります。

計画の可視化

BCPマニュアルに記載することで、BCPの内容を可視化することができます。これにより、計画の漏れや抜けを防ぐことができます。

計画の継承性

マニュアル化することで、BCPを継承することができます。これにより、組織の変化や環境の変化に応じて、BCPを適宜更新することができます。

BCPマニュアルの保存方法

BCPマニュアルは、紙媒体と電子媒体の両方で保存しておくことが望ましいです。
紙媒体は、停電やシステム障害が発生した場合でも参照できるように、オフラインで保管しておく必要があります。
電子媒体は、最新の情報に更新できるように、クラウドサービスなどを活用するのがよいでしょう。

BCPマニュアルと災害対策マニュアルの違い

BCPマニュアルと災害対策マニュアルは、どちらも災害に備えるための計画書ですが、その目的や対象範囲には違いがあります。

BCPマニュアルは、企業が自然災害や事故などの緊急事態が発生した場合でも、事業を継続するための計画書です。事業継続を図ることで、企業価値を守り、従業員や取引先、顧客の安全を守ることを目的としています。

災害対策マニュアルは、個人や家族、地域などが災害に備えるための計画書です。災害発生時の避難や救助、復旧などの手順を定めることで、人命や財産を守ることを目的としています。

具体的な違いは、以下のとおりです。

BCPマニュアルは、企業が事業継続を図るために必要な計画書です。災害対策マニュアルは、個人や家族、地域が災害に備えるために必要な計画書です。両者を混同しないよう、それぞれの目的や対象範囲を理解しておくことが大切です。

BCPの主な内容

災害やネット攻撃は突然やってきますが、準備をしておくことでそのリスクを最小限にする方法があります。それが「事業継続計画（BCP）」の主な内容になります。具体的な内容は以下のとおりです。

危機管理チーム

これは、何か緊急事態が発生したときに迅速に対応するための専門チームです。例えば、地震が起こった場合、このチームはすぐに会社の状況を確認し、次のステップを決定します。

ビジネス影響分析

影響分析では、リスクが発生した場合に、どの業務が停止または遅延し、どの程度の損失が発生する可能性があるかを予測します。また、影響を受ける業務の優先順位を決めておくことも重要です。

危機対応計画

具体的な行動計画を事前に立てることで、混乱を避けることができます。火災時にはどの出口を使うか、データ障害時にはどのバックアップを使用するかなど、明確な手順を示します。

復旧計画

事故や災害の後、いかに迅速に通常業務を再開するかがキーとなります。たとえば、サーバーがダウンした場合、どのようにデータを復旧するか、どの業務から優先的に再開するかなどが定義されます。

訓練とテスト

実際の災害と同じ条件を模倣した訓練を行い、従業員が計画通りの行動が取れるかを確認します。これにより、実際の事態時に迅速かつ効果的に対応できるようになります。

BCPマニュアルの作成手順

BCPマニュアル作成の具体的な手順を知ることで、計画の策定がスムーズになります。BCPを効果的に作成するためのステップは以下のとおりです。

以上の手順に沿って、BCPマニュアルを作成することで、会社をさまざまなリスクから守ることができます。しかし、このプロセスは一度きりではなく、継続的な定期的な確認とアップデートが必要です。

BCPの実行と維持

成功の鍵は実行と維持にあります。BCPマニュアルを作成しただけでは十分ではありません。BCPマニュアルは定期的なレビューと更新、そして訓練やテストの繰り返しによって、効果を発揮します。

定期的なレビューと更新の重要性

BCPの最も重要な部分は、実際に災害や緊急事態が発生した際に計画が正しく機能するかどうかです。これを確認するためには、定期的なレビュー（見直し）と更新が必要です。

理由はシンプルです。経営環境、技術の進化、組織の変更など、多くの要因が事業の運営に影響を及ぼします。これらの変更がBCPに反映されていない場合、計画は時代遅れとなり、効果的に機能しなくなる恐れがあります。

例えば、新しい部門が組織に追加された場合、その部門の業務継続のための計画も追加する必要があります。また、新しいITシステムの導入や既存のシステムの更新など、技術面の変更も計画に反映させるべきです。

年に一度はBCPマニュアルを見直し、必要な変更を加えることをおすすめします。また、大きな組織変更や技術更新があった際にも、迅速にBCPマニュアルの見直しをしましょう。

訓練とテストの繰り返し

計画が紙の上で完璧であっても、実際の緊急時にスタッフがその計画に従って行動できなければ、その価値はありません。

訓練は、スタッフがBCPマニュアルに従って迅速かつ適切に行動する能力を身につけるための鍵となります。また、テストは計画の有効性を確認するための手段です。

例えば、火災が発生した場合、スタッフが安全に避難できるかどうかを確認するための避難訓練や、ITシステムがダウンした際にバックアップから迅速に復旧できるかを確認するための復旧テストなど、実際の状況を想定した訓練やテストが効果的です。

最低でも年に一度、BCPマニュアルに基づく訓練を実施し、計画の有効性をテストしてください。これにより、スタッフの意識を高めるとともに、計画の問題点や改善点を明らかにすることができます。

事例紹介

実際にBCPがどのように機能するのか、事例を紹介します。

いかがでしたか？実際の事例を通して、BCPの重要性とその効果を感じていただけたのではないでしょうか。どんな状況でも、事前の計画とその実行がビジネスを守る最大の武器となります。

まとめ

どの企業も、突然の災害やテロ、ネット攻撃などのリスクからは逃れられません。
本記事を通して、BCPの具体的な内容やBCPマニュアルの作成手順、さらには実際の事例を紹介しましたが、これらの情報が、企業の緊急時の対応策を策定する上での手助けとなることを願っています。

家を建てる際に基礎をしっかりと築かなければ、いつかその家は崩れ落ちてしまいます。BCPも同じで、事業の基盤となる部分をしっかりと築くものです。

BCPの策定や見直しは急募の課題となっています。今からでも、まずは危機管理チームを設置することから始め、ビジネス影響分析や危機対応計画の策定に取り組むことを強くおすすめします。また、定期的にその計画を見直し、従業員への訓練を実施することで、真の事業継続の体制を築くことができます。

さらに、実際の事例を参考にしながら、自社に合ったBCPマニュアルを作成することが大切です。具体的な手順やポイントは今回の記事が参考になれば幸いです。

この記事を書いたライター

クレスト編集部

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