見やすい操作マニュアル制作の3つのポイント

59e371aa5bf06893a981693b2b35fae5_s操作マニュアルとは、機器やシステムの使い方やトラブル時の対処方法などが書いてある文書のことをいいます。機器の取扱説明書(取説)やオンラインヘルプも操作マニュアルの一種ですね。
普段の生活において何かの操作マニュアルを最初から最後まで通して読むことはまずないでしょう。たいていの機器やシステムはマニュアルを見なくても直感的に操作できるように設計されていますから、マニュアルを開くのは分からないことやトラブルに直面した時くらいですよね。
ですので、
[困ったときに知りたいことがちゃんと分かる]=[見やすい操作マニュアル]
ということができます。

ではどうすれば見やすい操作マニュアルを作れるでしょうか。
ポイントは3つあります。

1. 説明は機能別ではなく目的別に

18f91fcbe5b465a2fe80a7a1b3bdd112_sこんな例があります。
ある商品管理システムに登録してある商品情報を変更することになりました。
操作方法が分からず操作マニュアルを開くと、マニュアルには「商品情報を登録する」「商品情報を検索する」という見出しが並んでいるだけです。
試しに「商品情報を検索する」の説明を読んでみると、このシステムでは商品情報を検索すると画面に「変更」ボタンが表示され、商品情報を変更できることが分かりました。同時に「削除」ボタンも表示され削除もできるようです。
なるほど。
それなら、マニュアルには「商品情報を登録するには」「商品情報を変更するには」「商品情報を削除するには」の見出しを並べて、それぞれ説明を載せてほしいところでした。

また、洗濯槽のお手入れ方法を調べるために、ある洗濯機の取扱説明書を開くと、目次に「お手入れ」の見出しがあります。
内容を見ると、「フィルターのお手入れ」「給水口のお手入れ」「洗濯槽のさびのお手入れ」等は載っていますが、洗濯槽のお手入れ方法は見当たりません。
困って再び目次をよく見ると、「お手入れ」とは別に「洗濯槽のお手入れ」という見出しがありました。
どうやら、洗濯槽の洗浄ボタンがあるため説明も独立しているようです。
どうでしょう。この場合は「お手入れ」というグループに「フィルター」「給水口」「洗濯槽」のお手入れの説明をまとめて載せた方が探しやすくなりそうです。

マニュアルを作る側は機器やシステムの機能に縛られて説明を書いてしまいがちですが、使う側の目的に沿って説明を組み立てることが必要です。

2.操作説明はもれなく結果まで書く

bspak85_brackberrymax20140531説明は簡潔に分かりやすくすることも大事ですが、簡潔にしすぎて必要なことまで省略しないように注意しましょう。

特に、目的によって途中で操作が枝分かれする場合、どこまで共通の手順でどこから枝分かれしているのかはっきりしないことがあります。ひとつでも手順が抜けていると使う側はそこでつまずいてしまうので、「手順1~5はAと同じ」とする等、どこで枝分かれするかをはっきり示す必要があります。

また、「カードをカチッと音がするまで差し込む」のように、使う側が正常に操作できたかどうか判断する手がかりがあると助かりますね。

システムの操作マニュアルに画面例を載せるときは、【1】操作する前、【2】必要事項を入力した後、【3】「送信」や「登録」ボタンを押した後、の3つの画面を載せることで、正常に操作できたかどうか判断することができます。
操作説明を書き終わったら実際にマニュアルを見ながら操作してみて、説明に抜けや誤りがないか十分確認しましょう。

操作説明はもれなく結果まで書き、最初から最後までつまずかないで操作できるか確認しましょう。

3.目次でマニュアルの良し悪しが決まる

db0d0e894aef46a9c5a369fd2e6f2a90_sマニュアルの中身がどんなに分かりやすく書かれていても、知りたいことがすぐに見つからなければ使う気になれません。ですので、マニュアルを作ったら目次も手を抜かずに作りましょう。

目次は多少細かくても、知りたいことが必ず見つかると助かりますよね。
そこで、目次にはすべての見出しを並べましょう。
ひとつの見出しの中で説明が「Aの場合」「Bの場合」と枝分かれしているときは、これらも目次に載せると探しやすくなります。

また、「困ったときは」「便利な使い方」「その他」のような何でも入れられるグループを作った場合は、その中の見出しも目次に載せましょう。
マニュアルを開くのはそもそも困ったときなので、「困ったときは」の内容が目次に載っていないと不便です。

目次にはすべての見出しを載せて、知りたいことは必ず目次から見つかるようにしましょう。

以上、いかがでしたか。
他にも文章の書き方やレイアウト等についてポイントはありますが、それはまた別の機会に触れたいと思います。
操作マニュアルを作るときは、使う側の立場に立って、この3つのポイントに留意してみてください。