マニュアル作成を外注する7つのメリット


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マニュアルを作成する際に、社内でプロジェクトを組んで自社で作成するか、外注して専門家に委託するか、迷ったり悩んだりしてしまうケースも多いのではないでしょうか。
ここではマニュアル作成を外注するメリットをまとめて挙げてみました。

メリット1:安い費用で作成できる

これは少し意外に思われるかもしれません。
社内で作成してしまえば、外に支払う費用がかからずに済むはずで、それなのに外注した方が安いなんて・・・と。
このカラクリは、マニュアル作成にかかる手間の多さに注目すると見えてきます。

確かに自社の社員だけでマニュアルを作るならば、外部に支払う費用はかからないはずです。しかし、マニュアル作成のノウハウを知らない社員たちは、マニュアルに掲載すべき内容についての知識や経験を持っていても、それをマニュアルとしてまとめる力が不足しているため、マニュアルをまとめるのにものすごく時間がかかってしまいます。
そのため、外注するよりも社内人件費の方が高くついてしまったという本末転倒な結果になりかねません。

また、内容量の多いマニュアルを作成する際には、印刷費等の諸経費が別でかかってくる事も多いため、結果的に外注するよりもコストがかかってしまったというケースも少なくないのです。

その点、プロのマニュアル作成業者に外注すれば、その道のエキスパートが無駄なく熟練の技を用いてマニュアルを作ってくれるため、かかる時間も、経費も、社内作成よりも抑える事ができるのです。

メリット2:スケジュールが明確で納期も早い

社内でマニュアルを作成する事になり、それが例えば他の業務を本業としている社員が担当者となった場合、片手間でマニュアル作成を進める事となります。
このような状況ですと、その社員の都合でマニュアルの仕上がりが大幅に遅れる可能性が高く、また、マニュアル作成のスケジュールも明確化されません。

外注し、外部業者に委託すれば、まずスケジュールの説明があり、納期を明確に決めてその納期までには必ず仕上げてくれるという安心感をもってマニュアル作成の完成を待つことができます。
また、外注先の業者はマニュアル作成の専門業者ですので、作業もとても早くスムーズで、社内で作成するよりも早い納期で納品する事ができます。

メリット3:高品質のマニュアルが期待できる

プロのマニュアル作成業者は、それを本業として仕事をしているわけですので、マニュアルの品質も高いものを期待する事ができます。
見やすさ、色使い、最適なフォント選出、また、誤字脱字などの徹底したチェックも含め、高品質のマニュアルが仕上がる事でしょう。

メリット4:客観的に作成できるため、利用者視点のマニュアルができる

社内でマニュアル作成をおこなう際の一番の落とし穴が「利用者が何が分からないのか気付けない」という点です。
これは、マニュアルを作る社員が熟知している事項などに対して、素人(利用者)にとって何が当たり前に分かる事で、何が丁寧な説明を要する分からない事なのか、分からなくなってしまうという事が原因で起こる事です。

このようなケースでは、利用者が読んだ時に「専門用語が多すぎて分からない」「説明が足りずに理解する事が難しい」などの分かりにくさを生んでしまいがちです。

外注でマニュアル作成をする場合は、客観的に利用者の目線でマニュアル作成に取り組めるため、分からないところを解決しながら、利用者にとって使いやすく分かりやすいマニュアルを作る事が可能となります。

メリット5:積み上げてきた経験と知識から、色々な提案をしてくれる

マニュアル作成業者は、マニュアル作成の実績を数多く積み上げてきている事から、他社のマニュアル作成で実際におこなった手法や、同じような分野のマニュアル作成で好評を得たマニュアルの傾向などを掌握しています。
これらの豊富な経験値と知識を武器に、色々な提案をする事ができるのです。

漠然と「こんなマニュアルにしたい」というご希望だけでも、業者側から「こんな方法もあれば、こんな方法もあります」と様々な提案をし、それを受けてイメージが固まってくるという流れを作る事ができます。

メリット6:各分野のエキスパートが分業で作成にあたる事ができる

社内でマニュアル作成をおこなう事になった場合に、誰に何を担当させるかという検討事項が出てくるかと思われます。
マニュアルを一人の人間が作る事はとても難しく、仮に社内で一人、もしくは数人の社員にマニュアル作成をするよう命じても、良いマニュアルが出来上がってくる可能性は非常に低いと言えるでしょう。


なぜならマニュアル作成には、マニュアルの項目や内容を考える「構成力」、それぞれの説明文を実際に執筆する「文章力」や「説明力」、図解が必要な場合には「イラストを作成する能力(またはパソコン上でイラスト編集ソフトなどを用いて編集ができる能力)」、図解が不要であったとしても、目次や各ページのデザインが必要になってくるため「デザイン力」など、様々な力が必要となるからです。
多言語対応が必要な場合は翻訳も必要でしょう。
そして冊子としてマニュアルを作成する場合は、印刷や製本も必要になってきます。

これらの事を社内だけでどうにかしようと思っても、なかなか難しいのが現実でしょう。
プロのマニュアル作成業者では、各分野のエキスパートがそれぞれの専門分野でマニュアル作成にあたります。分業制で無駄が無く、スピーディーに正確に、そして美しく分かりやすいマニュアルを作る事ができるのです。

メリット7:マニュアル作成に特化した制作環境が整っている

マニュアルを作ろうと思うと、意外と必要なものが多い、という事に気付くかもしれません。
パソコンがあれば誰でも作れる、というほど単純なものではないのです。
図解が必要であれば、フォトショップやイラストレーターなどの画像編集ソフトが必要になるでしょうし、印刷器具や製本器具なども、社内にあるものではスペック不足となる可能性もあります。

もちろん、社内にある設備だけでマニュアルを作る事も可能です。
ただ、おそらく「手作り感」が否めない作りになってしまう事でしょう。

外注でマニュアル作成をおこなえば、マニュアル作成に特化した制作環境が整っているため、見た目にも美しく、プロ仕様のマニュアルに仕上がります。

<まとめ>

マニュアル作成を外注する7つのメリットについてご紹介いたしました。
マニュアルの社内作成の最大のメリットはコストがかからない、という事なのですが、マニュアルによっては、やる事が多すぎて社内だけで作ろうとすると社内人件費や諸経費でものすごい金額をかけてしまっていた、という事になりかねません。
外注した方が安くすむ事もあるという事を、覚えておいてください。

また、他の外注のメリットとしては、早い納期や明確なスケジュールで安心して任せられるところ、そして総じて品質の高さを期待できるところが挙げられました。
各分野のエキスパートたちが分業して作業に取り組むため、スピーディーに、正確で美しいマニュアルを作る事ができます。また、客観的に利用者視点でマニュアル作成に取り組めるため、実際の利用者にとって本当に分かりやすいマニュアルを作る事ができます。
豊富な実績と経験、知識から、様々なご提案ができる事も、マニュアル作成を外注するメリットのひとつです。

社内作成か外注か迷われた際には、この7つのメリットを参考にしてみてください。

マニュアル作成費用は内容などにより異なります。お気軽にお問い合わせください。