マニュアル作成にも役立つ!分かりやすい文章を書くための10個のコツ

マニュアル作成にも役立つ!分かりやすい文章の書く為の10個のコツ

マニュアル作成において、最も重要なポイントは「分かりやすさ」です。
分かりやすいマニュアルは、必ず分かりやすい説明や解説が書かれています。
説明や解説は主に文章で書かれるものですので、分かりやすい文章が必須となります。

そこで、今回は「分かりやすい文章を書くためのコツ」を10個にまとめてご紹介いたします。

マニュアル作成には勿論役立ちますが、それだけでなくプレゼン資料や仕様書、クライアントへのメール、挨拶文など様々なビジネスシーンで役立つことですので、是非最後まで読んでみてください。

1.一文で主張するのは一意のみ(一文を長く続けない)

まず、分かりやすい文章最大の特徴は「一文が短い」ことです。
一般的に、一文の長さとして適切とされている文字数は「40~60字程度」と言われています。
ちょうど上の文章が41文字で、適切な長さになります。長くても80字以内にまとめるのが理想で、それよりも長くなると読み手が疲弊し集中力が持たなくなります。

一文を長くしないために意識したいのが「一文一意」です。
ひとつの文章にはひとつの意味、主張だけを入れる、ということです。

悪い例

昨日は雨が降ったので公園に行けなかったから、ずっと家にこもって読書をしていたのだが、午後になったら雨が止んだのでやはり公園に行こうと思って家を出たものの、結構な量の雨が降ったためか道がぬかるんでいて、お気に入りの靴が泥だらけになってしまった。
嫌な気分になったが、すぐに家に引き返すのも癪だったのでカフェに立ち寄ったところ、お向かいの田中さんとバッタリ会って話しかけられたので、そのままカフェでお喋りを楽しんでから帰り道に二人で図書館に立ち寄ってみると、よく読んでいる雑誌の新刊が借りられるようになっていたので、借りて帰って結局良い一日になった。

良い例

昨日は雨が降ったので公園には行けないと思い、ずっと家にこもって読書をしていた。
午後になると雨が止んだので、やはり公園に行こうと思い家を出た。しかし、結構な量の雨が降ったためか道がぬかるんでいて、お気に入りの靴が泥だらけになってしまった。 嫌な気分になったが、すぐに家に引き返すのも癪だったのでカフェに立ち寄った。
すると、お向かいの田中さんとバッタリ会って話しかけられたので、そのままカフェでお喋りを楽しんだ。帰り道に二人で図書館に立ち寄ってみると、よく読んでいる雑誌の新刊が借りられるようになっていた。お気に入りの雑誌を借りることができたので、結局良い一日となった。

最初の文章は121文字の文章と、151文字の文章の2文で構成されています。
これに対し、次の文章では全ての文章が50文字以内に収まっていて、区切りながら読み進められるため非常に読みやすくなりました。

だらだら文章を繋げるのではなく、短く切って整理することにより、ぐっと読みやすくなります。

ただし、やりすぎはNGです。

悪い例2

昨日は雨が降った。公園に行けないと思った。だから家にこもって読書をしていた。
午後になって雨が止んだ。やはり公園に行こうと思って家を出た。しかし結構な量の雨が降ったらしい。道がぬかるんでいた。お気に入りの靴が泥だらけになってしまった。
だから嫌な気分になった。でも、すぐに家に引き返すのも癪だった。だからカフェに立ち寄った。そこでお向かいの田中さんとバッタリ会った。田中さんに話しかけられた。そのままカフェでお喋りを楽しんだ。帰り道に二人で図書館に立ち寄った。そこで、よく読んでいる雑誌の新刊が借りられるようになっていた。だから雑誌を借りて帰った。結局良い一日になった。

このように、極端に一文を短くして、短文を大量に羅列すると、逆に分かりづらくなってしまいます。
詩や散文といった特殊なジャンルでは、この手法が用いられることもありますが、ビジネス向けではありません。

短すぎるのもNGですので、一文の目安は40~60字、と覚えておくと良いでしょう。

2.接続詞の多用を控え重複を避ける

接続詞と聞いてすぐに浮かぶのが「しかし」や「だから」といった言葉でしょう。
他にも沢山の接続詞があり、文章を円滑に繋ぐ役割を果たしています。

いくつかご紹介いたします。

・順接の接続詞
だから、そのため、したがって、それゆえに、他

・逆説の接続詞
しかし、ところが、でも、他

・並列の接続詞
また、同時に、他

・付加の接続詞
そして、加えて、さらに、他

・説明の接続詞
なぜなら、要するに、つまり、他

・対比の接続詞
いっぽうで、あるいは、他

・転換の接続詞
さて、ところで、では、続いて、他

このように、多くの種類の接続詞が文章の合間合間に登場し、読みやすい文章を作る手助けをしています。
しかし、この接続詞を多用したり、同じ接続詞を何度も何度も使ってしまったりすると、途端にまどろっこしく分かりにくい文章になってしまうのです。

悪い例

今日、私はとても眠い。なぜなら、昨日夜遅くまで仕事をしていたからだ。
なぜなら、上司に急ぎの仕事を任されてしまったのだ。しかも、他の同僚たちが皆帰ってしまった後に上司から話しかけられたので、職場には自分しかいなかった。本当は私も帰りたかった。しかし、上司の指示となると、帰るわけにはいかない。しかし、私だってここ何日も終電で帰っている。なぜなら携わっているプロジェクトが大詰めで、残業続きだったからだ。しかし、上司が困っているようだったので、仕方なく仕事を引き受けた。

良い例

今日、私はとても眠い。昨日夜遅くまで仕事をしていたからだ。
他の同僚が皆帰ってしまい、職場に自分しかいなかったところで上司に急ぎの仕事を任されてしまったのだ。本当は私も帰りたかった。しかし、上司の指示となると帰るわけにはいかない。
携わっているプロジェクトが大詰めで残業が続き、私だってここ何日も終電で帰っている。それでも上司が困っているようだったので、仕方なく仕事を引き受けた。

悪い例の文章は、「なぜなら」が3つ、「しかし」が3つ使われています。他にも「しかも」という接続詞も使われており、全部で7つにも及びます。
これに対し、良い例の文章では接続詞は2つだけです。「しかし」が1つ、「それでも」が1つ、どちらも逆説の接続詞ですが、言い方を変えることによりしつこさを感じさせない文章になっています。

接続詞で繋げていた文章を1つの文章にまとめたり、「なぜなら」を使わずに「~から」のみを使ったりすることによって無駄な接続詞を省くことができます。

3.主語と述語のねじれに気を付ける

日本語は、主語と述語の間に修飾語が入るため、主語と述語のねじれが起きやすい言語です。英語のように主語の後にすぐに動詞が来れば間違えないのですが、日本語では主語の後に色々な言葉を挟んでいるうちに、元々の主語が別の主語にすり替わっていることがよく起こります。

例えば、こんな文章です。

「お母さんが、明日の遠足に持っていくお菓子を買いに行かなくて大丈夫?と聞かれたので、慌てて近所の駄菓子屋へ走った」

「お母さんが」と言っているので、主語は「お母さん」なのですが、途中で「聞かれた」という言葉が登場し、最後は「走った」という術語で締めくくられています。

日本語は、主語を省略することができる言語なので、こんな言い方にするとスッキリします。

「お母さんが、明日の遠足に持っていくお菓子を買いに行かなくて大丈夫?と聞いてきたので、慌てて近所の駄菓子屋へ走った」

「聞かれた」ではなく「聞いてきた」とすることで、「お母さんが」(私に)「聞いてきた」ので、(私が)「走った」という文章になり、隠れた「私」という主語が浮き出てきます。

しかし、「お母さんが」「聞かれた」としてしまうと、ここで主語述語のねじれが生じてしまいます。「聞かれた」のは「私」であって、お母さんではありません。
尊敬語のような敬語でも「聞かれた」という言い回しはありますが、この場合は主語述語のねじれの違和感が先に立ってしまいます。

「聞かれた」のは誰なのか、尊敬語なのか、受け身なのか、お母さんが(誰かに)聞かれたのか、私が聞かれたのか、大いに混乱する文章になっています。

このように、文章の中で主語と述語がねじれることがないように、気を付けましょう。

4.修飾語と被修飾語の関係を明確に

修飾語とは、文章や言葉を詳しく説明するためのものです。
「赤いバラ」の「赤い」や、「バラが美しく咲いた」の「美しく」などが、修飾語です。
そして、詳しく説明されているもの、「赤いバラ」なら「バラ」、「美しく咲いた」ならば「咲いた」が被修飾語になります。

文法的に説明すると小難しくなりますが、修飾語は私たちが常日頃から当たり前のように使っているものです。

文章を作る上では、この修飾語と被修飾語の関係を簡潔かつ明確にすることが重要です。

悪い例

明日までに棚の書類を整理してインデックスでまとめて課長に確認してから写真に撮って部長に送ってくれる?あー、来週までには頼む。

こちらの[悪い例]では、「明日までに」という修飾語が、「整理して」か「まとめて」か「写真に撮って」か「送って」か、分かりません。

要するに、明日までに棚の書類を整理して、その後にインデックスでまとめたり課長に確認したりすれば良いのか、それとも、写真に撮って部長に送るところまで明日中にやらなければならないのか、そのあたりが曖昧なのです。

一見すると、部長に送るところまでを「明日までに」と理解しそうですが、最後の一文が全てを混乱に叩き落しています。「来週までに頼む」というのは一体全体どういうことなのか。
何を来週までに頼むのか。写真を送るのは来週で良いのか、課長に確認するのは「明日までに!」と急かさなくても良いということなのか。大混乱です。

こちらの文章を分かりやすく書き直しましょう。

良い例

明日までに棚の書類を整理してインデックスでまとめてくれる?その後課長に確認してから、来週までに写真に撮って部長に送ってほしいんだ。

こうすれば、明日までに「書類の整理」と「インデックスまとめ」をして、来週までに「課長に確認を取り」「部長に写真を送る」ことをするのだと分かります。
修飾語を使って物事を説明する時には、なるべく簡潔に、誰が読んでも同じ意味で理解できるように文章を作らなければなりません。

5.句読点の位置に注意する

分かりやすい文章を作る上では、句読点の位置も非常に重要です。

典型的な例ですが、

「お母さんが、作ったカレーを一人で食べてしまった」
「お母さんが作ったカレーを、一人で食べてしまった」

この2つの文章、句点の位置で意味が変わります。
上の文章は、カレーを食べてしまったのはお母さんです。下の文章は、お母さんかもしれませんが、私、僕、お父さん、など他の人が食べてしまった可能性もあります。

補足すると
「お母さんが、(私が)作ったカレーを一人で食べてしまった」
「お母さんが作ったカレーを、(私が)一人で食べてしまった」
こんな文章になる可能性がある、というわけです。

このように、句点を打つ場所によって文章の意味が変わってしまうことがあります。
この現象には十分注意して文章を作りましょう。

更に、句読点は文章の読みやすさにも大きな影響を与えます。

悪い例1

先日遊びに行った遊園地はとても楽しくてつい時が過ぎるのを忘れてしまうようだった。私は友人と一緒に出掛けたのでアトラクションの待ち時間も友人と一緒にお喋りできてあっという間に時間が経ち、退屈することは全くなかったので本当に素晴らしい一日となった。

悪い例2

先日、遊びに行った遊園地は、とても楽しかった。つい、時が過ぎるのを忘れてしまうようだった。私は、友人と一緒に出掛けたので、アトラクションの待ち時間も、友人と一緒にお喋りできた。だから、あっという間に時間が経ち、退屈することは、全くなかった。本当に素晴らしい一日となった。

[悪い例1]は句点や読点が少なすぎて読みづらく、[悪い例2]は句点や読点が多すぎて読みづらくなっています。

良い例

先日遊びに行った遊園地は、とても楽しくてつい時が過ぎるのを忘れてしまうようだった。私は友人と一緒に出掛けたので、アトラクションの待ち時間も友人と一緒にお喋りできてあっという間に時間が経った。退屈することは全くなかったので、本当に素晴らしい一日となった。

このように、適度な文章の長さ、そして、適切な位置に句点を打つことで読みやすいスッキリした文章となります。

6.同じ表現や言葉を重ねない

これは例を先にご覧いただいた方が分かりやすいので、まず例文をご覧ください。

悪い例1

今朝は寝坊してしまったので、慌てて適当に服を選んでしまったので、プレゼンにそぐわない恰好をしてしまったので、とても恥ずかしかった。

この例文は「ので」を何度も使っています。

悪い例2

私は今朝寝坊をしてしまったので、私はとても慌てて私のクローゼットから適当な服を選んでしまいました。私は今日プレゼンだったのに、私の服装がそのプレゼンにそぐわない恰好だったので、プレゼンの場に相応しくないと思い、私はとても恥ずかしかったです。

こちらの例文では「私」と「プレゼン」が多用されています。
また、「プレゼンにそぐわない恰好」と「プレゼンの場に相応しくない」という表現も重複しています。

このように、同じ言葉や同じ表現を何度も繰り返し使うと、とてもしつこい文章になります。
更に、文章の要点が曇ってしまい、結局何が言いたいのか分からなくなるリスクもあります。繰り返される言葉ばかりが記憶に残ってしまい、本当に大切なことがぼやけてしまうのです。

お直しするのであれば…

良い例

私は今朝寝坊をしてしまったので、とても慌ててクローゼットから適当な服を選んでしまいました。今日はプレゼンだったのに、その場に相応しくない恰好だったのでとても恥ずかしかったです。

こんな形で、表現や言葉をなるべく重ならないように整理させることで、読みやすい文章になります。

7.抽象的な表現ではなく具体的な事例を盛り込む

マニュアルの文章において、特に重要なポイントとなりますが、抽象的な表現は避けて具体的な事例や数字、指示を盛り込むようにしましょう。

料理の説明を例に挙げると分かりやすいです。

悪い例

野菜を一口大に切り、十分に熱したフライパンに油を少量引いて炒めます。
火が通ったら合わせ調味料を入れてフタをして5~10分ほど蒸し焼きにします。

料理に慣れている人であれば、この説明でも十分なのですが、料理初心者だと困り果ててしまいます。
一口大!?十分に熱した!?少量ってどのくらい?火が通ったのはどうやって確認すれば良いの?5~10分ってアバウトすぎるだろ!!

きっとこんな風に大混乱になることでしょう。

良い例

野菜を1.5cm程度の大きさに切り、手をかざして温かいと感じる程度に熱したフライパンに油大さじ1を引いて炒めます。野菜がしんなりしてきたら、合わせ調味料を回し入れ、フタをして10分ほど蒸し焼きにします。

このように、なるべく具体的に、そして曖昧にならないような文章を作ることで、混乱や勘違い、人による差を無くすことができます。

もちろん、[悪い例]で挙げた文章が誤っている、完全に悪い、というわけではありません。
実際、[悪い例]のようなレシピも多数出回っています。料理に慣れている人にとっては十分な説明であり、逆に感覚で調理できるため有難い文章と言っても良いくらいです。

しかし、仕事のマニュアルを作るための文章としては相応しいとは言えません。
とにかく具体的に、そして明確に、誰が見ても同じ解釈、理解ができるような文章を組み立てることが重要です。

8.漢字と仮名のバランスを考える

日本語には「ひらがな、カタカナ、漢字」の3種類の文字があります。他に数字や英語、記号を用いることもあります。
これらの文字のバランスを考えることも、分かりやすい文章作成では大切なポイントです。

「昨夜大型食料品販売店駐車場に停車中の大型乗用車内部で車上荒らし勃発」
この文章は漢字が多すぎて読む気になりません。

「昨夜、大型食糧品販売店の駐車場で、停車中の大型乗用車にて車上荒らしが起きた」
少し平仮名を多くして、句点を適切に用いることで、これだけ読みやすくなります。
「いつもお世話になっております。お送りいたしましたサンプルをご確認いただきましたら、なるべくお早めにお返事いただきますようどうぞよろしくお願いいたします」
こちらの文章は適度に漢字を用いているので、それほど違和感はありませんが、それでも少々平仮名が多いように思います。また「いただき」が重複しているのも少し気になります。

「平素よりお世話になっております。お送りいたしましたサンプルをご確認いただきましたら、なるべく早くお返事頂戴できますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします」
微妙な違いですが、このように少し漢字を増やして言い回しも調整することで、より美しい文章に仕上がります。

9.二重否定はしない

二重否定はとても分かりやすいNGポイントです。
会話文でも分かりにくい言い回しの代表格です。

「~しないこともない」
「~ではないとは言わない」

といった類の表現です。

あえて使った方が効果的に伝わること、より正確なニュアンスで伝わることもありますが、無駄な二重否定はしないように注意しましょう。

効果的なケース

必ずしも、全ての人がこれを受け入れないとは言い切れない。

この文章を二重否定を用いずに言い換えると「これを受け入れる人もいるかもしれない」になりますが、文章のニュアンスが異なることに気付きますでしょうか。
前者は「受け入れない人がほとんど」という前提のもとでこの表現を用いているのに対し、後者は「受け入れる人もいる」という可能性を前面に押してしまっています。
このニュアンスの違いを出したい時には二重否定も効果的と言えます。

10.専門用語などの説明は別の場所にまとめる

マニュアルや専門書など、専門用語を用いる文章を作る際には、本文中にその説明を入れた方が良いケースと、別の場所にまとめた方が良いケースがあります。
本文中に専門用語の説明を入れた方が良いケースは、その専門用語そのものの説明をする場合です。あるいは、その専門用語を完全に理解した上でないと説明できないような事象を扱う場合です。

逆に、別の場所にまとめた方が良いケースは、「ちなみに」や「なお」という言葉をつけて説明を入れたい場合です。あるいは括弧つきで説明を入れたい時にも本文中ではなく別の場所にまとめた方が良いです。

別の場所にまとめる際には、「※」を使うのが一般的です。
「※1」や「※2」と番号を振っておいて、まとめる場所に「※1 説明」「※2 説明」といった具合で説明だけを記載していきます。

まとめ

マニュアル作成において非常に重要となる「分かりやすい文章」の書き方のコツを10個にまとめて紹介いたしました。

これらのコツを押さえて、文章を組み立てていけば、誰が読んでも的確に理解できるマニュアルを作ることができます。

文章を作ることは決して簡単なことではありません。
プロのライターであっても、書いているうちに混乱してきて非常に分かりにくい文章を生み出してしまうことがよくあります。

そんな時に、ライターたちが必ずおこなっているのが「校正」や「校閲」です。
要するに「見直し」ですね。

分かりにくい文章になっていないか、文法的に正しい文章か、誤った語句を用いていないか、主語述語のねじれはないか、接続時を多用していないか、重複表現はないか、など読み返してチェックしていきます。

そこで気付いた部分を手直しして文章を整頓します。
この作業は非常に重要です。

マニュアル作成において、文章を書く機会があれば、是非「見直し」までしっかりとおこなって、分かりやすい文章作成を心掛けてください。

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