マニュアル作成のよくあるお悩み・失敗や課題と解決策6選
マニュアル作成を進めている中で、あるいは作ったマニュアルへの利用者からの評価で、上手くいかなかったと感じることはありませんか？
こんな時にはどうしたら良いんだろう…
このマニュアルは失敗だったな…
次は失敗しないように作りたいけれどどうしたら良いんだろう…
など、マニュアル作成における、よくある悩みや失敗事例、課題などと、その解決策を6つの事例でご紹介します。
事例1：マニュアルが分かりづらい
折角作ったマニュアルが分かりづらいと言われてしまったらショックですよね。
分かりづらいマニュアルは読んでもらえませんし、誤った認識や勘違いを生むリスクもあります。
分かりづらく使えないマニュアルになってしまったと感じたら、まずは目次構成から見直します。目次構成がスッキリと整理されていないマニュアルは、どこに何が書いてあるのか分からず、最初から流して読んでも順序だてて組み立てられていないため内容が頭に入ってきません。
最初から読んでいっても内容がよく分かり、更に必要な時に必要な情報だけをすぐに見つけられるように、目次を見ただけで分かるような構成に組み立て直す必要があります。
また、分かりづらいマニュアルの特徴のひとつとして、色が無かったり、文字の大きさが全て同じだったり、図やイラスト、写真が無かったりということが挙げられます。
色やイラストが多すぎるのも逆にゴチャゴチャして分かりづらくなってしまいますが、文字の大きさや色使い、図やイラスト、写真などをバランス良く配置する事で分かりやすいマニュアルになります。
事例2：マニュアルに書いてあることなのに問い合わせが多い
問い合わせの内容は、マニュアルを読めば書いてあることなのに…と悲しくなる失敗例もあります。
これではマニュアルを作った意味がありません。マニュアルを確認すれば答えが分かるのに、マニュアルを見ても答えが見つけられなかったのか、そもそもマニュアルを見ることすらせず問い合わせをしているのか、と頭を悩ませてしまうでしょう。
良いマニュアルは、困った時に開けば答えが見つかるマニュアルです。開いて読んでみても今ひとつピンと来ないマニュアルはそもそも読んですらもらえず、問い合わせた方が手っ取り早いと思われてしまいます。
この問題の解決策としては、分かりやすいマニュアルを作成することが一番なのですが、即効性のある対策として「よくある質問」や「こんな時には」や「困った時は」などの項目を設けてFAQタイプのページを作成することが挙げられます。
問い合わせ内容を分析して、特に多い問い合わせ内容や、マニュアルに記載されていない、あるいは目立たない、探すのが難しいと思われる問い合わせ項目に関しては、このFAQの項目にまとめてしまうと、まずマニュアルを確認してから問い合わせをしてくれるようになります。
問い合わせ先が記載されている箇所の近くに「まずはここをチェック」という形でFAQページへ誘導するような文言を掲載しておくと、更に問い合わせ件数を減らすことができます。
事例3：マニュアルのページ数を減らしたい
マニュアルに思いつくことを全て盛り込んでいくうちに、膨大な情報量となり、かなりのページ数のマニュアルができあがってしまうことがあります。
全て読もうとするとものすごく時間がかかってしまったり、必要な情報を探し出すのにも四苦八苦してしまったりと、デメリットが多々あります。
内容が充実しているのは良い事ですが、無駄に情報量が多いマニュアルは良いマニュアルとは言えません。必要な情報を無駄なくスッキリと掲載してまとめることが重要です。
この問題の解決策は、マニュアルの内容精査です。
無駄な情報や、重複してしまっている情報は無いかどうか、一度読み返して内容を精査しましょう。また、全ての情報を1つのマニュアルにまとめるのではなく、内容にとって数冊のマニュアルに分けるというのもひとつの手です。
必要なマニュアルだけ手に取り、必要な情報だけを得ることができるため、数冊に分けた方が使い勝手が良いマニュアルができあがります。
事例4：マニュアルを読んでくれない・活用してくれない
折角マニュアルを作ったのに、読んでほしい人にちっとも読んでもらえなかったら悲しいですよね。
新入社員や、お客様、従業員など、マニュアルをしっかり読んでくれれば必要な知識が身に付くのに、そもそもマニュアルを読んでくれない…という問題の原因は、マニュアルそのものにあることもあります。
読みたいと思ってもらえるようなマニュアルの特徴のひとつに、漫画を活用していたり、コラムが充実していたりするものがあります。
ただ機械的に説明文が綴られているマニュアルよりも「読み物」として興味を引かれるようなマニュアルの方が読んでもらえるのです。
マニュアルを漫画化したり、ちょっとしたウンチクのようなものを取り入れたコラムスペースを充実させたりして、読みたくなるマニュアル作りを心がけましょう。
事例5：社内でマニュアルを作成しているが途中で止まっている
マニュアル作成において、マニュアル作りの段階で失敗してしまうということは、実はよくあることです。
特に社内でマニュアル作成をしようと試みて、途中で計画が頓挫してしまったり、ストップしてしまったり、なんとなくうやむやになって計画そのものが無くなってしまったりするケースは後を絶ちません。
作らなきゃ、作らなきゃ、と思っても、普段の業務が忙しくマニュアル作成まで手が回らなかったり、いざマニュアル作成に着手しても途中で進め方が分からなくなってしまったり混乱してしまったりして投げ出すということが起きたりします。
この原因は、ずばり、マニュアル作成の仕方が分からないことです。
マニュアル作成会社というプロ集団の会社があるぐらいなので、マニュアル作成は素人が思い立ってすぐにできるほど簡単なものではありません。
本気で良いマニュアルを作りたいと思ったら、プロに依頼するのもひとつの手です。
事例6：ミスが多いと指摘される
マニュアルを読んだ人から誤字脱字を指摘されたり、「これはどういうことですか？」という質問があったり、勘違いがもとで誤った認識をされてしまったり、こういったミスが多いマニュアルは完全に失敗と言えるでしょう。
このようなマニュアルの失敗を回避するためには、完成前に複数の人間の目でチェックすることが大切です。マニュアルを作成した本人も、誤字脱字や表記ゆれなどのチェックをしなければなりませんし、作成した本人ではない第三者がチェックをする事で本人が気づかないミスを指摘できます。
マニュアル作成はプロの力を借りると吉
マニュアル作成において、よくあるお悩みや失敗などをご紹介してきましたが、解決策を見てみると、プロに任せてマニュアル作成をすると良い事が分かります。
分かりやすいマニュアルの構成を考えたり、誤字脱字などをチェックしたり、適度にイラストや写真を取り入れたり、よくある質問をまとめたり、良いマニュアルを作るためには気を付けなければならない事が沢山あります。
どのような点に気を付けるべきなのか、良いマニュアルを作るためのコツはどのようなものなのか、といったところを熟知しているプロのマニュアル作成業者に依頼すれば、少なくとも「作ったものの全く使い物にならないマニュアルができあがってしまった」という悲劇は避けられます。
マニュアル作成を検討している方は、ぜひ一度プロのマニュアル作成業者に相談してみてください。
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