業務マニュアルは社内で作る方が良い?それとも外部委託(外注)が良い?

業務マニュアルの作成は社内?外注?どっちなのか従業員の作業効率を上げるためには質の良い業務マニュアルが必須!

業務マニュアル、会社内で使用される業務の手順が書かれたマニュアルです。
すぐに思い当たるのは飲食チェーン店のアルバイト用のオペレーションマニュアルでしょうか。

昔、学生時代、某大手ファストフードチェーン店のアルバイト用マニュアルを以前見た事がありますが、とんでもないボリュームの、まるで辞書のようなマニュアルで驚きました。
世間から「あそこのアルバイトの質が高いのは徹底したマニュアルがあるから」と言われるだけあるな、と実感したものです。

もちろん、飲食店のアルバイト向けマニュアルだけが業務マニュアルではありません。

工場での作業マニュアル、事務作業の手順マニュアル、特殊機器の扱い方のマニュアルなど、業務マニュアルは多岐にわたり、働く人々の役に立っています。
業務マニュアルが分かりにくければ、全くその意味をなさず、逆に質問ばかりが生じて効率化どころではなくなったり、ミスが頻発して企業のイメージダウンにつながってしまったりするため、業務マニュアルの質には妥協せずにこだわるべきと言えるでしょう。

ではこの業務マニュアルは、一体誰がどのように作っているのでしょうか。

業務マニュアルはお金をかけてでも、外注して外部委託で作った方が良いってホント?

業務マニュアルは、社内で作られるケースと、外部委託で専門の業者に作ってもらうケースがあります。
大手企業だと、業務マニュアル制作チームを社内に抱えている事もあり、そういった場合は全て社内で一貫した業務マニュアル作成が可能です。
専門のチームを抱えていない会社で社内で業務マニュアルを作る場合は、普段はマニュアル制作とは異なる業務に携わっている社員がマニュアルを手掛ける事になります。

社内でマニュアル作成をせずに、外部委託するという方法もあり、この方法を選ぶと、マニュアル作成に特化した専門業者に委託金を支払い、外注して業務マニュアルを作成する事になります。

専門チームを抱えていない会社で業務マニュアルを作成する場合は、社内で作ってしまうか、外部委託するか、どちらが良いのでしょうか。

社内で作成すればコストはかかりません。ただし、社内でマニュアル作りに携わった人員の人件費(マニュアル作成に割いた時間分)がかかります。
それでも業務時間内に作業する、もしくは残業や休日出社など協力してもらって作業する方法を取った方が、業者に外注するよりも安く上がる可能性の方が高いです。

外部委託すれば当然コストがかかります。
それも、プロ業者に委託するわけですから、結構な金額になります。
それでも業務マニュアルは外部委託した方が圧倒的に良いケースが多数あります。

その理由を、社内で作った場合と外部委託した場合のメリット、デメリットを上げながら詳しく見ていきましょう。

社内作成のメリットとデメリット

社内で業務マニュアルを作成するメリットは、前述の通りコストを抑えられる事です。
そしてもう1点、実際に業務マニュアルの内容を熟知した人間が手がけるため、細かい打ち合わせや、出来上がったマニュアルの校正、チェック作業などの手間が省ける事です。

しかし、デメリットもあります。
それは、よほどセンスと才能のある従業員が手掛けない限り、ともすると「見にくい・読みにくい・分かりにくい」の3拍子が揃った業務マニュアルになりかねない、という点です。
「文字で説明する」という事はとても難しい事です。

また、図を使ったり写真や画像を効果的に配置して「これだけ読めば業務についてよく分かる」という説明を紙面上だけで展開する事はさらに難易度が上がります。
こういった事は、よほどレイアウトセンスがあり、文章作りが上手く、そういった作業を難なくパソコンでこなせる社員がいないと、実現は限りなく難しいでしょう。

また、業務内容についてよく知っている人が手がけた業務マニュアルには、彼らにとって「当たり前」になってしまっている大切な要素が抜け落ちてしまうなどの落とし穴もあります。

お金や手間は節約できるけれど、品質の保証ができないというのが、社内で業務マニュアルを作るポイントです。

外部委託のメリット・デメリット

外部委託のメリットは、社内で作るよりも短納期で、希望納期に合わせてきっちりとマニュアル作成をしてくれるところ、そして何よりも高品質で「見やすい・読みやすい・分かりやすい」業務マニュアルが完成するところです。
業務マニュアル作成に特化したプロ集団が手がけるため、無駄のない、しかし取りこぼしの無い高品質のマニュアルを作る事が可能です。
また、業務マニュアル内容については素人という観点で打ち合わせに入るからこそ、業務内容についてよく知っている従業員にとっては「当たり前」だけれど、新人にとっては知らないような内容に気付き、指摘して業務マニュアルに取り入れていく事もできます。

デメリットは、コストがかかる事や、打ち合わせの手間がかかる事です。

お金や手間はかかるけれど、高品質な業務マニュアルを作る事ができるというのが、外部委託のポイントです。

まとめ・ちょっとしたマニュアルならば社内で、きちんとしたものや内容が複雑なもの、情報量が多いものは外部委託がオススメ

業務マニュアルを社内で作成するメリットとデメリット、外部委託で作成するメリットとデメリットをご紹介してきましたが、それぞれのメリットとデメリットを考慮してどちらを選ぶか決めると良いでしょう。

ちょっとした説明マニュアル程度でしたら、コストのかからない社内作成の方が、時間もコストもかからず、すぐに作れる社員に任せるのが賢い方法かもしれません。
もっとも、すぐに作業できる社員がいない場合は外注するよりほか無いかもしれませんが…。

逆に、いくら手が空いている社員がいたり、コストをかけたくないために社員の誰かにやってもらいたいと思ったりしても、きちんとした業務マニュアルを作る必要がある時には外部委託で作成した方が確かな品質のものができあがるため、おすすめです。

ケースバイケースで、最適な方法を選びましょう。

マニュアル作成費用は内容などにより異なります。お気軽にお問い合わせください。