M&Aや部門統合、法制度の改定にともなう業務処理手順の見直しや変更は、いまや日常的に発生しています。また業務プロセスの標準化や効率化を狙った最適化検討も積極的な取組みがなされています。
業務改善と並行して情報システム側の変更も伴いますが、業務と情報システムの同期化が欠かせないことは申すまでもありません。裏を返せば、システム化の前提は業務の改善や改革が不可欠といえます。
クレストコンサルティングでは、業務改革・改善のためのコンサルテ－ションをご提供しておりますが、新しい業務フローの検討にともなって「業務マニュアル」や「事務規定」などの変更作業も併せてお引受けいたします。
なお、業務改善検討は弊社計画検討のためのツール「IPT=Integrated Planning Technique」を使用します。

お客様事例：「人事給与パッケージを導入するも効果あがらず、改善ポイント洗い出しを依頼」（中堅物流サービス企業）

■　言われるままにパッケージを導入

人事・給与業務の省力化を目的に、総務部が独自にシステム・レベルアップを決定。早期稼動を目指すことと自部門の導入負荷を軽減するために、ベンダー提案通りのパッケージを導入した。しかし導入後半年がすぎてもレベルアップしたＩＴ化の成果が得られない。業務処理に要する日数ばかりでなく担当部署の要員も増えてしまった。レベルダウンしてしまった原因は一体何なのかを早急に突き止めることとなった。

■　専門家の協力を仰ぐ

総務部には原因調査ができる専門家はもちろんいるはずもない。部門独自で進めてきたために本社情報システムの協力は得られない。そこで総務部長は外部コンサルタントの力を借りることを決めた。しかし短期間・安い費用で実施したいことから“ＩＴ簡易診断”の適用ができるＣ社のコンサルティング・サービスを採用した。

■　パッケージ機能と業務処理手順の対比

現状調査の結果、以下のような課題が報告された。
コンサルタントにより総務部担当者の業務処理の現状がヒアリングされ、業務フローが明らかにされた。その結果は、従来行ってきた仕事の手順やデータ入力方法を新システムでも踏襲したために無理や無駄な処理が発生。しかも入力データのミスが起こりやすくシステム処理がスムーズに展開できない為、データ修正が多発。処理の手戻りが日常茶飯事に発生して業務処理の遅延をまねいていた。さらには一部担当者がシステム処理の煩雑さから、手作業による方法に戻してしまった。
これではレベルアップしたはずのシステムはまったく効果を発揮できない。

■　業務プロセスの変更とパッケージとの融合を図る

今更パッケージの機能追加やカスタマイズは得策ではないことから、パッケージのもつ機能をにらみながら現状の業務処理手順やデータ入力方法を可能な限り変更して、スムーズな流れが可能のようにリデザイン。特にデータの入力手順や他の業務と処理の一貫性が保てるように配慮がなされた。また担当者が新システムの利用をし易くするために“システム利用者マニュアル”を整備し、講習会を開催。地道な努力の結果ようやくレベルアップ・システムの効果が現れ始めたのはＩＴ診断をはじめてから４ヶ月後であった。
パッケージ導入前の業務プロセスの見直しと評価作業の欠如が招いた悲劇であった。